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COVID19 – Comment maîtriser les coûts immobiliers ?

En quelques semaines à peine, le COVID-19 a profondément bouleversé notre rapport à l’immobilier. Désertés par les équipes, nos bureaux ont perdu leur fonction première pour devenir des postes de coût importants : loyers, charges d’exploitations, services – le retour sur investissement s’est très considérablement atténué. 

Le 11 mai 2020, nos collaborateurs reprendront progressivement le chemin des bureaux. Ce retour collectif dans les espaces de travail nous incitera nécessairement à poser un regard neuf sur la fonction et la place de l’immobilier dans nos organisations.

En collaboration avec l’entreprise Factory, nous avons organisé le 30 avril dernier un webinar sur le thème de la maîtrise des coûts immobiliers. A cette occasion, nous avons proposé des pistes de réflexion pour identifier et mettre en place rapidement des leviers efficaces et durables pour une gestion optimisée des charges d’exploitation. 

Cet article résume les points importants à retenir de cette intervention.

Sommaire de l’article

  • La bulle spéculative immobilière
  • Quels leviers activer pour optimiser le bail ?
    • Le gel des loyers
    • La sous-location
    • La renégociation du bail
    • Le déménagement
  • Comment alléger la facture des services généraux ?
    • Le cahier des charges
    • L’anticipation
    • La mise en concurrence
    • L’organisation du travail

1. La bulle spéculative immobilière

Pour le secteur tertiaire, l’environnement de travail représente un réel enjeu de productivité au quotidien. La vaste majorité des collaborateurs passent plusieurs heures par jour dans des plateaux de bureau, ces derniers ont logiquement évolué pour offrir un cadre propice à la collaboration. Ainsi le nombre de mètres carrés alloués à chaque salarié a augmenté, induit par l’apparition de salles de repos, cafétérias, espaces de travail plus confortable etc.

Avant la crise actuelle, le coût des postes de travail pour les entreprises du tertiaire représentait la seconde charge après la masse salariale. A Paris et proche couronne, ce coût estimé par an et par collaborateur se situe entre 8,000 et 12,000€ HT.

Avec un espace limité et une demande croissante de bureaux toujours plus grands et mieux placés, le marché immobilier, disposé à la faveur des bailleurs, permettait des transactions qui se chiffraient jusqu’à 850€ par mètre carré, hors taxes et hors charges

La tendance haussière des transactions peut s’expliquer de plusieurs façons : 

  • Un environnement économique sain 
  • Des enjeux de recrutement et de marque forts
  • La multiplication des levées de fonds des startups 

Pour toutes ces raisons, les entreprises souhaitaient les bureaux les plus centraux, saturant ainsi la demande dans les zones les plus convoitées. 

Or depuis le 16 mars dernier, les bureaux sont devenus des centres de coût importants avec un retour sur investissement quasi nul.

2. Quels leviers activer pour optimiser le bail ?

Avant le début de la crise sanitaire, une première correction du marché immobilier a été observée à travers la baisse des transactions pendant le premier trimestre 2020, avec une chute de près de 37% du volume.

De plus, avec une activité économique en berne, les enjeux de trésorerie accentuent cette correction avec une dynamique de marché changeante à la faveur des utilisateurs. Nous avons donc listé ici 4 pistes d’optimisation à exploiter en fonction de votre situation.

Le gel des loyers

Dans le cadre d’une démarche de négociation, réalisée de gré à gré. Nous vous conseillons un discours transparent avec votre bailleur pour étudier et construire une approche viable pour chacune des parties. 

Attention, l’annulation des loyers est extrêmement rare. Toutefois, vous pouvez tout à fait imaginer un ajustement de vos échéances, généralement trimestrielles, pour les mensualiser. Il est également d’usage de négocier un gel du trimestre en cours avec une compensation sur les trois échéances suivantes. 

La sous-location

Si votre bail le permet, vous pouvez envisager la sous-location des parties non utilisées de vos locaux. Cette démarche suppose parfois le réagencement de vos bureaux et de votre utilisation de ces derniers afin de libérer de l’espace. Vous pouvez de cette façon sous-louer jusqu’à 40% de votre espace actuel.

La renégociation du bail

Afin d’aligner les intérêts du bailleur avec les vôtres, il faut nécessairement penser aux contreparties que vous pouvez lui offrir. Avec un engagement plus long, vous pouvez envisager une franchise de loyer avec des gains pouvant atteindre jusqu’à 15% dans certains cas. Votre bailleur sera plus à l’aise avec la perspective d’exploitation de son actif sur la durée.

Le déménagement

La dernière piste à envisager pour votre optimisation reste le déménagement. Si l’espace actuel est trop cher, trop grand ou peu pratique dans le cadre de votre nouvelle organisation du travail : déménagez ! Prenez un espace moins important mais mieux utilisé. 

Lire aussi > Comment gérer le déménagement de son entreprise ?

Les possibilités sont donc nombreuses et peuvent également être combinées en fonction de votre projet d’entreprise et du profil de votre bailleur.

Afin de vous simplifier la tâche, nos équipes vous proposent un audit gratuit pour déterminer avec vous l’ensemble des pistes à activer pour optiiser vos dépenses. 

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3. Comment alléger la facture des services généraux ?

Préalablement considérés comme des postes de dépenses, nous avons remarqué les 5 dernières années un réel changement de paradigme dans la notion des services proposés aux utilisateurs des bureaux. 

Dans le sillage des pratiques d’entreprises américaines, les services sont désormais un vecteur de valeur qui permet de créer une image de marque, d’attirer des talents et de les fidéliser dans la durée. 

Le coût total de ces prestations peut ainsi atteindre 15% à 20% de votre loyer annuel.

Toutefois, ces services représentent également une opportunité simple et rapide pour préserver votre trésorerie en temps de crise. Voici quelques pistes à exploiter afin d’y arriver:

Le cahier des charges

Le prix de vos prestations récurrentes est fortement dépendant des modalités d’exécution de ces dernières. A condition d’alléger vos conditions, vous pouvez envisager la réduction de la voilure de ce que propose votre prestataire de service. 

Vous n’avez peut être pas besoin d’avoir quelqu’un pour assurer l’accueil toute la journée, seules les matinées sont suffisantes. Le passage d’un agent de ménage au quotidien peut être échangé par un passage trois fois par semaine etc. 

Ainsi vous pouvez économiser jusqu’à 20% ou 30% de votre facture mensuelle.

L’anticipation

La règle d’or pour la maintenance multitechnique est l’intervention préventive. Des passagesdoivent être prévus à intervalles régulier pour régler vos petits problèmes de manutention, assurer la révision techniques de vos équipements et prévenir des problèmes latents. 

De cette façon vous éviter les interventions curatives, souvent réalisées en urgence, à des prix plus conséquents.

La mise en concurrence

Il faut privilégier au maximum une relation de confiance, établie dans la durée, avec vos prestataires actuels. Avant d’envisager la mise en concurrence, discutez avec vos partenaires pour étudier toutes les possibilités d’optimisation de vos prestations. 

Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez envisager un appel d’offres auquel votre prestataire actuel devrait être convié.

L’organisation du travail

Le télétravail des dernières semaines a changé sa considération auprès de plusieurs entreprises qui souhaitent le mettre en place après le déconfinement. En envisageant une rotation de vos effectifs, vos besoins d’espaces sont moins importants et par conséquent vos besoins en termes de services aussi. 

Que ce soit pour l’optimisation de votre bail ou de vos coûts d’exploitation, votre projet immobilier doit systématiquement être considéré dans sa globalité afin de faire les choix les plus judicieux. La sous-location va de paire avec la renégociation des cahiers de charges de vos services, la renégociation du bail avec un engagement plus long servira également votre négociation des services etc. 

Smart-Services propose un audit gratuit de vos services afin de vous conseiller sur les mesures à prendre pour soulager votre trésorerie. 

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