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COVID19 – Comment préparer la reprise au bureau ?

Dans le cadre de la lutte contre le COVID-19, la date de déconfinement avait été fixée par le gouvernement français au 11 mai. Depuis le 11 mai 2020, vous êtes nombreux à vous poser les mêmes questions pour la reprise de votre activité au sein de votre entreprise : comment organiser le retour aux bureaux pour mes employés, dans mes locaux ? Faut-il maintenir tout l’effectif de l’entreprise en télétravail ou bien encourage la reprise du travail en présentiel ? Est-ce qu’il y a un risque de contamination au coronavirus COVID-19 dans mes locaux si je précipite la reprise de mon activité ? Que faire pour maîtriser le budget immobilier de mon entreprise en cette période de télétravail majeur ?

Nous vous apportons dans cet article des réponses exhaustives et pratiques en nous basant sur les recommandations sanitaires liées au Covid-19 de l’OMS, du gouvernement français ainsi que de notre expertise dans la gestion d’espaces et l’accompagner de nos clients Office Managers.

Sommaire de l’article

  1. Organisation de la reprise de votre activité 
    • Vous conformer aux obligations légales
    • La checklist pratique pour vous accompagner pas à pas
  2. Comment optimiser votre budget de services généraux

1. Organisation de la reprise de votre activité

Vous conformer aux obligations légales sanitaires et autres

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de la sécurité ainsi que de la santé de vos collaborateurs au sein de votre entreprise. Particulièrement dans le contexte actuel de la pandémie liée au coronavirus Covid-19, l’entreprise a l’obligation de procéder à une nouvelle évaluation des risques professionnels d’infection encourus par les collaborateurs, dans chaque unité de travail. 

Dès que les risques ont été identifiés, vous devez les répertorier dans le document unique d’évaluation des risques (DUER). Celui-ci doit ensuite être remis à votre comité social et économique (CSE), si votre entreprise a plus de 50 collaborateurs. 

Il est fortement recommandé de bien préciser tous les moyens que vous mettez en oeuvre pour limiter le risque de contamination au COVID-19 dans vos bureaux suite à cette reprise d’activité. Afin de vous aider dans sa rédaction, voici quelques recommandations : 

  • Revoir votre organisation au travail pour assurer les mesures de distanciation sociale entre collègues (voir la checklist de la section suivante pour des conseils pratiques), que votre espace de travail soit un open space ou autre.
  • Etablir des procédures à suivre si un cas d’infection au coronavirus est avéré ou suspecté dans vos bureaux.
  • Associer les représentants du personnel à l’établissement de ce document, avant la reprise effective de votre activité.
  • Evaluer les risques psycho-sociaux afin de prendre en compte les effets sur le mental de vos collaborateurs dûs aux nouvelles contraintes d’organisation liées au Covid-19.
  • Reporter les nouvelles procédures dans vos plans d’interventions et protocoles de sécurité. 
  • Répertorier à l’écrit tout audit effectué par vos ambassadeurs hygiène ainsi que toute formation proposée pour respecter les gestes barrières contre la propagation du coronavirus dans vos locaux après le confinement.

Si vous ne savez plus comment établir les éléments constitutifs du DUER, nous vous proposons de revoir sa construction telle qu’elle est expliquée sur le site de la sécurité sociale.

La checklist pratique pour vous accompagner pas à pas dans la reprise de votre activité post COVID-19

Nous avons passé les dernières semaines à préparer, en collaboration avec nos clients et partenaires, la reprise de l’activité suite au confinement.

La question qui revient sur toutes les lèvres est la même : comment assurer une reprise efficace sans encourir de risques de sécurité sanitaire. Nous avons donc réuni toutes les bonnes idées et recommandations de l’OMS ainsi que du gouvernement pour vous proposer ce guide. 

1- Créez une équipe spéciale reprise COVID19

Il est important de centraliser votre projet de reprise d’activité auprès d’une équipe en interne qui sera en charge de la coordination. Idéalement, vous devriez impliquer une personne du management, une personne des ressources humaines et votre responsable office / facilities (Office Manager, assistant-e de direction, responsable services généraux). Ils auront la responsabilité de préparer la reprise d’activité post Covid-19 et de communiquer celle-ci à tous vos collaborateurs. 

Par ailleurs ils seront également les contacts référents en cas de besoin ou d’alerte. 

2- Réaménagez le travail de vos effectifs 

Nous le savons tous, instaurer la distanciation sociale d’au moins un mètre dans vos locaux relève quasiment de l’impossible dans la majorité des cas. Afin de pallier ce besoin, vous pouvez instaurer une rotation de vos équipes en fonction de l’activité. 

Nous avons vu beaucoup de cas dans lesquels les entreprises prévoient une reprise post coronavirus avec 50% des effectifs en rotation. En identifiant les métiers qui ont réellement besoin d’être présents dans vos bureaux, vous pouvez simplifier cette rotation en proposant aux autres de maintenir le télétravail jusqu’à la fin de l’épidémie de Covid-19

3- Redisposez vos postes de travail

Comme vu précédemment, il est recommandé de prévoir des rotations de 50% de vos effectifs. Vous pouvez ainsi assurer les mesures de distanciation sociale dans vos locaux en redisposant les postes de travail des collaborateurs. 

Comme vous pouvez le voir dans l’illustration ci-dessous, nous préconisons d’alterner les postes en supprimant un poste de travail sur deux. 

4- Mettez des affiches pour les rappels de mesures de sécurité

Ce n’est probablement pas l’idée de décoration la plus originale mais la sécurité sanitaire dans vos locaux prime ! Collez des affiches dans les endroits stratégiques : accueil, open spaces, wc, machines à café etc. 

Ainsi vous pourrez rappeler à vos utilisateurs de respecter les gestes barrières limitant la propagation de virus potentiels dans vos locaux.

Si vous manquez d’idées, nous vous proposons ici des modèles prêt à l’emploi que vous pouvez utiliser dans votre entreprise.

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5- Revoyez votre prestation de propreté

Avant la reprise, vous pouvez prévoir une prestation de décontamination de vos bureaux afin d’éliminer tout risque d’infection au Covid 19. Celle-ci est proposée à l’aide de produit bactéricides et virucides qui assurent la destruction des micro-organismes type coronavirus.

Par la suite, il est essentiel d’assurer une fréquence de nettoyage hebdomadaire suffisante. Trois passages par semaines sont un prérequis pour assurer, de façon régulière, le nettoyage des surfaces planes, des points de contacts sensibles ainsi que des lieux trop fréquentés. 

Pensez également à aérer vos locaux deux à trois fois par jour.

Afin d’accompagner votre prestataire de propreté, vous pouvez télécharger ici un guide des recommandations à propos du plan de nettoyage et de désinfection de vos locaux.

Découvrir le guide

6- Prévoyez des gels hydroalcooliques et des masques de protection

Comme cela a été évoqué par le ministre de la santé, le port  du masque sera recommandé sans être obligatoire afin de limité la propagation du coronavirus, même au bureau. Afin de rassurer vos collaborateurs et leur offrir un environnement moins anxiogène, pensez à mettre à l’accueil de votre entreprise une station dans laquelle vous proposez du gel hydroalcoolique ainsi que des masques de protection. 

Nous savons que les stocks sont rares et qu’il est parfois difficile de trouver le nécessaire dans le commerce. Vous pouvez nous faire une demande via ce lien.

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2. Comment optimiser votre budget de services généraux

La crise actuelle sans précédent liée au coronavirus  a un impact global sur votre activité et sur votre trésorerie. Avec l’incertitude qui plane quant aux perspectives économiques, il est important de ménager vos finances pour préserver au mieux votre cash. 

Le poste de dépenses qui est régulièrement mis à contribution est celui des services généraux. Celui-ci peut être optimisé de deux façons.

1- Revoir les dispositifs de vos services actuels

En fonction des services que vous avez mis en place, vous pouvez revoir vos cahiers des charges pour optimiser les offres.

Ménage : 
Il y a un effort à fournir pour le service de ménage dans un premier temps afin d’assurer des locaux sains et limiter le risque de propagation du Covid-19.

Dès lors que la situation reviendra à la normale, vous pouvez prioriser les tâches et les passages de votre société de ménage afin de réduire le volume horaire et donc le prix mensuel.

Par exemple les sols n’ont pas besoin d’être fait quotidiennement. Certaines tâches comme la vitrerie peuvent être trimestrielles voire semestrielles. 

Demandez-nous conseil en nous écrivant ici : [email protected]

Petits travaux :
La règle d’or est la prévention. C’est le poste de dépenses qui peut être le plus compliqué à prévoir, particulièrement lorsque vous intervenez en urgence pour des prestations palliatives. 

Par exemple, un serrurier qui se déplace en urgence dans vos locaux, en dehors des horaires classiques de bureau peut vous facturer une prestation qui dépasse le millier d’euros. 

En revanche, opter pour une maintenance régulière, avec le passage mensuel d’un technicien qui intervient en préventif sur plusieurs sujets vous coûte 220€ HT par demi journée. 

Snacking :
Il est toujours difficile de priver vos collaborateurs de toutes les attentions que vous prévoyez d’habitude pour eux. Toutefois, au regard du contexte d’épidémie, ces derniers peuvent tout à fait comprendre que vous limitiez les quantités précédemment proposées, afin de contenir les risques de contamination au coronavirus.

Ainsi, vous pouvez opter pour une seule livraison hebdomadaire de paniers de fruits au lieu de deux. Vous pouvez également bannir les snack industriels trop gras et sucrés et privilégier des grands distributeurs de fruits secs plus sains et moins chers. 

2- Comparer vos prix

Revoir vos dispositifs en cours est important mais pas suffisant. En effet, même avec un cahier des charges optimisé, vous courez toujours le risque de payer un prix unitaire plus cher que la moyenne du marché. 

Il est donc préférable de procéder à une mise en concurrence de vos prestataires si vous souhaitez optimiser vos dépenses. 

Chez Smart-Services, nous proposons gratuitement un audit de vos services pour déceler les anomalies de prix. En fonction de la taille de votre entreprise, du type de prestation et de votre localisation, nous comparons vos offres à celles des entreprises similaires et vous proposons les pistes d’économies à suivre. 

Toutes les pistes proposées sont fermes puisque nous nous engageons sur celles-ci si vous souhaitez les mettre en place.

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