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Comment gérer le déménagement de son entreprise ?

Un déménagement, c’est beaucoup de formalités à gérer, de nombreuses choses à penser et à organiser pour faire en sorte que l’activité de l’entreprise ne soit pas perturbée. Que faut-il anticiper ? Quels délais doit-on respecter ? Comment trouver le déménageur idéal ? Voici nos astuces et conseils pour bien gérer le déménagement de son entreprise, sans stress !

Sommaire de l’article

  1. La to do list avant le déménagement
    • Comment donner son préavis pour le bail commercial ?
    • Cahier des charges du déménagement : mode d’emploi
    • Comment communiquer auprès de ses collaborateurs ?
    • Où trouver les bonnes annonces pour ses futurs bureaux d’entreprise ?
  2. Comment faire un appel d’offre de déménagement ?
    • Quel est le profil d’un bon déménageur ?
    • Comment établir un inventaire du parc informatique ?
    • Comment comparer les prix d’une offre de déménagement ?
    • Qui s’occupe de l’emballage des cartons et de l’étiquetage ?
  3. Ce qu’il faut mettre en place pour ses nouveaux bureaux
    • Comment assurer la continuité de l’activité ?
    • Quels services indispensables faut il prévoir à l’avance ?
    • Comment choisir son mobilier de bureau ?
    • Gérer votre ancien bureau après un déménagement

1. La to do list avant le déménagement

On n’organise pas le déménagement de son entreprise comme celui d’un particulier. Pour éviter les mauvaises surprises ou et limiter les imprévus, il faut avant tout dresser le calendrier et la liste de tout ce à quoi il faudra penser. Autrement dit, un déménagement réussi est un déménagement organisé.

Comment donner son préavis pour le bail commercial ?

Un bail commercial ne se résilie pas du jour au lendemain. Pour quitter vos bureaux, vous devez donner votre préavis. Cette période de préavis est fixée dans le bail commercial. Il est, dans la plupart des cas, de 6 mois. Il faut donc le faire parvenir à votre bailleur dans un délai de 6 mois minimum avant votre date de départ par lettre recommandée avec avis de réception ou par acte huissier.

Pensez également à mettre en route la recherche de vos nouveaux locaux, voire de les trouver avant même de résilier votre bail pour éviter du stress supplémentaire.

Cahier des charges du déménagement : mode d’emploi

La solution la plus redoutable pour ne rien oublier et s’organiser sereinement est de faire un rétro-planning. Mais avant de vous jeter tête baissée sur votre agenda, commencez par lister toutes les étapes et points qu’il va falloir gérer dans les prochains mois. N’oubliez rien, cette liste doit être la plus exhaustive possible car même un petit détail qui semblait anodin 6 mois avant le déménagement peut devenir un véritable handicap le jour-j une fois additionné aux autres imprévus ! En effet, tout gérer en amont en laissant le temps nécessaire pour chacune des choses à faire permettra de gérer les surprises de dernier moment, rapidement et sans se sentir submergé.

De façon générale, les grandes lignes à penser sont d’ordre logistique (cartons, matériel informatique, mobilier, déménageurs), gestion des collaborateurs, inventaire, partie administrative et budget.

En fonction des délais qui incombent à chaque tâche ou formalité, établissez ensuite votre rétro planning à partir de cette to-do list. Vous pourrez avoir une vision d’ensemble et prévoir le temps nécessaire à la bonne réalisation de chacune d’elles. Un conseil, ne calibrez pas votre emploi du temps à l’heure ou au jour près, prévoyez large pour palier les contretemps !

Comment communiquer auprès de ses collaborateurs ?

Il ne faut pas oublier qu’un déménagement d’entreprise affecte aussi les employés et ce, pour de multiples raisons. Il annonce un changement d’habitudes, des nouveaux locaux, un changement de trajet pour s’y rendre, etc. Pensez alors à les tenir informés régulièrement, communiquez souvent par mail quant à l’avancée du déménagement, demandez leur quelles sont leurs envies en termes de mobilier et de décoration pour leurs nouveaux bureaux, etc. En bref, de quoi les impliquer et les rassurer un maximum.

Où trouver les bonnes annonces pour ses futurs bureaux d’entreprise ?

Les sites et journaux spécialisés en la matière ne manquent pas ! N’hésitez pas à y passer une annonce et à consulter les nombreuses offres qui s’y trouvent également. Pour vous aider dans vos recherches, surtout si vous n’avez pas suffisamment de temps à y consacrer, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée qui se chargera de répondre un maximum à vos critères.

2. Comment faire un appel d’offre de déménagement ?

Après avoir pensé tout le déroulement et envisagé toutes les formalités indispensables à votre transfert dans vos nouveaux locaux, il faudra bien que vous organisiez le déménagement en lui-même et trouviez un déménageur.

Quel est le profil d’un bon déménageur ?

Que vous déposiez des appels d’offres sur des sites ou que vous demandiez des devis à plusieurs entreprises spécialisées, choisir le bon prestataire pour réaliser votre déménagement sera indispensable si vous ne souhaitez pas interrompre votre activité. Renseignez-vous sur le statut de l’entreprise, en vérifiant qu’elle est bien inscrite au registre du commerce et des sociétés mais aussi au registre des transporteurs puis renseignez-vous sur son ancienneté, les avis des clients, le matériel employé, le nombre de salariés, etc.

L’Agence Française du Déménagement d’Entreprises (AFDE) répertorie les entreprises de confiance pour gérer votre déménagement en toute sérénité.

Un bon déménageur proposera de venir jeter un œil dans vos locaux afin d’estimer le plus précisément possible les moyens à mettre en œuvre pour réaliser votre déménagement rapidement et sans encombre. Face à un prestataire qui estimerait « à l’aveugle » ou de façon trop vague les moyens nécessaires, passez votre chemin, vous risqueriez d’avoir de mauvaises surprises le jour-J. Par ailleurs, pensez à vous y prendre à l’avance, au moins 2 à 3 mois avant la date de déménagement prévue pour trouver le déménageur idéal.

Comment établir un inventaire du parc informatique ?

Bien plus que les archives et dossiers, le parc informatique est le cœur de votre entreprise et ne quittera vos locaux qu’au dernier moment pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise.

Pour anticiper son déménagement, il est judicieux de réaliser un inventaire de tout le parc informatique de l’entreprise en amont, en le numérotant pour déterminer qui est l’utilisateur de chaque poste et ainsi faciliter la réinstallation une fois arrivé dans les nouveaux locaux. La déconnexion et remise en service doivent être réalisées par les responsables du service informatique de la société ou à défaut, par des professionnels qualifiés.

Comment comparer les prix d’une offre de déménagement ?

Avant de choisir votre déménageur, comparez les prix des devis mais soyez surtout attentifs aux prestations proposées également. Un devis doit indiquer certaines informations, à savoir les moyens matériels et humains pour effectuer ce déménagement, préciser le type et le nombre de véhicules ou machines comme les monte-meubles si besoin. Il mentionne également s’il a recours ou non à un sous-traitant et le plafond d’indemnisation en cas de retard de la livraison, de casse, de perte ou de vol.

Qui s’occupe de l’emballage des cartons et de l’étiquetage ?

Pour les bureaux personnels, il conviendrait mieux de laisser chaque employé gérer le déménagement de ses affaires, dossiers, archives etc. Dans des openspace, c’est la même chose, il est préférable que chacun gère son poste lui-même. Les effets de chacun pourront être rassemblés dans des cartons communs à chaque service, en n’oubliant pas de les trier et de les étiqueter par service, bureau, personne, etc. pour vous y retrouver facilement lors de l’emménagement dans les nouveaux locaux. Pour faciliter le bon déroulement de l’emballage des cartons, n’hésitez pas à nommer un coordinateur de déménagement dans chaque bureau ou service. Des cartons bien organisés et étiquetés permettront de gagner un temps considérable lors de l’emménagement !

Ce qui est bien avec un déménagement aussi, c’est que ça permet de faire du tri ! Avant même d’emballer le mobilier et d’empiler classeurs et dossiers frénétiquement dans les cartons, débarrassez-vous de ce qui n’est pas ou plus utile de conserver.

Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez tout à fait opter pour une formule clé en main. Dans ce cas, le prestataire chargé de réaliser votre déménagement se chargera du démontage des meubles, de l’emballage des cartons et de leur réinstallation dans les nouveaux locaux.

3. Ce qu’il faut mettre en place pour vos nouveaux bureaux

Quitter vos anciens bureaux nécessite une organisation millimétrée, mais en investir de nouveaux l’est tout autant. Pour éviter une quelconque coupure d’activité entre votre déménagement et votre emménagement, vous devrez également anticiper quelques points importants.

Comment assurer la continuité de l’activité ?

Pour éviter de couper trop longtemps l’activité de votre société lors de votre déménagement, il peut être préférable de l’organiser pendant un week-end. Si ce n’est pas possible, pensez à aménager vos nouveaux bureaux avec le nouveau mobilier choisi avant le déménagement. Les bureaux seront alors prêts pour tout réorganiser rapidement.

Quels services indispensables faut il prévoir à l’avance ?

Avant tout, vérifiez que le réseau Internet fonctionne correctement pour permettre de reprendre l’activité rapidement. N’oubliez pas tous les contrats EDF, normes incendies, assurances, etc. qui doivent être mis en place et opérationnels dès votre arrivée dans les nouveaux locaux.

Pensez aussi à procéder à la mise à jour de vos coordonnées. Faites votre changement rapidement non seulement auprès des services administratifs, sur votre site internet, vos documents professionnels, mais aussi auprès de vos clients, collaborateurs, prestataires etc. en leur communiquant par courrier ou par mail.

Comment choisir son mobilier de bureau ?

Vos nouveaux bureaux ne présentent peut-être pas la même configuration que les anciens ou peut-être avez-vous tout simplement envie de changement ? Vous allez alors investir dans du mobilier neuf ou d’occasion. Vos choix devront alors se faire dans l’optique de préserver et augmenter la qualité de vie au travail de vos employés. Pensez à du mobilier ergonomique pour leur apporter du confort, rompez avec les styles classiques et formatés au profit de meubles contemporains ou vintage, envisagez également de la couleur !

Gérer votre ancien bureau après un déménagement

Bien entendu, vous devrez faire un état des lieux de vos anciens locaux une fois le déménagement effectué. Le ménage devra donc être fait. N’hésitez pas à faire appel à une entreprise professionnelle afin de restituer vos anciens bureaux dans le meilleur état possible.

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