Bureaux

Comment un outil de Facility management peut-il accompagner les acteurs du tertiaire à réduire le coût de leurs Services Généraux ?

Le Facility management dans le secteur du tertiaire, un indispensable.

Le Facility management est le fait d’utiliser un outil pour aider à la gestion des services, que ce soit dans un secteur tertiaire ou autre. 

De multiples outils de Facility management existent sur le marché et permettent à des entités comme des entreprises de piloter leur bureaux sans stress, du suivi de l’état des biens qu’elles gèrent à la gestion de la maintenance par des fournisseurs extérieurs.

Dans l’ensemble, un logiciel de Facility management permet de piloter les coûts et les ressources allouées à la gestion des locaux. Le Facility management, c’est également être certain que tous les moyens sont mis en œuvre pour favoriser le respect des normes de sécurité et répondre à l’ensemble des besoins en services indispensables à la structure pour son fonctionnement au jour le jour.

Alors en quoi un logiciel de Facility management peut-il accompagner les professionnels du tertiaire à réduire leurs coûts de fonctionnement ?

Pourquoi un professionnel du tertiaire doit-il utiliser un outil de Facility management ?

Dans le secteur du tertiaire, la gestion de bureaux peut-être difficile tant le niveau d’adresses à gérer peut être vaste. Au quotidien, vous devez vous assurer que tout est organisé à propos de vos bureaux.

Gérer les besoins de chacun sans avoir un logiciel online adéquat pourrait devenir très fastidieux pour vous. Entre les besoins de prestataires, de maintenance, de nettoyage, d’aménagement, etc ; les demandes de prestations sont l’une de vos tâches majeures au jour le jour.

Voilà pourquoi des plateformes de Facility management comme Smart-Services vous aident à prévoir, gérer et suivre vos actions de maintenance de A à Z pour vos bureaux. 

Disposer d’un logiciel de Facility management pour vos bureaux vous permettra de faire le pont entre le siège administratif, vos locaux, vos équipes sur le terrain, vos équipes dédiées aux services généraux, vos fournisseurs externes.

Un logiciel de Facility management pour le secteur tertiaire vous aide à garder l’esprit libre d’abord en donnant un lieu d’échange et de suivi facile entre tous les acteurs de votre activité.

Quels sont les atouts à passer par un logiciel de Facility management dans le secteur du tertiaire ?

Les atouts sont multiples, pour un coût généralement moindre au vu des économies faites. Dans le milieu du tertiaire, passer par un outil de Facility management sera principalement synonyme d’externalisation des tâches qui prennent du temps et donc coûteuses pour votre service qui gère les services généraux.

Quelques atouts principaux peuvent être mentionnés pour l’utilisation d’un outil de Facility management dans le secteur tertiaire : 

  • L’aide par des équipes spécialisées en gestion de maintenance.
  • Le suivi des coûts grâce à la gestion du multi-sites et à la répartition des coûts par sites.
  • Les économies faites grâce à la mise en concurrence des fournisseurs certifiés et grâce à la demande de devis constamment simplifiée.
  • La centralisation des documents comptables : factures, etc. Fournissez un accès pour vos collègues ou votre comptable qui n’aura qu’à retrouver les factures sur votre espace d’entreprise.

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Quelles fonctionnalités de mon logiciel de Facility management peuvent m’aider à piloter mon activité ?

L’outil de Facility management Smart-Services est un outil simple oui, et qui compte de multiples fonctionnalités qui faciliteront votre gestion de bureaux au jour le jour :

1. Le suivi des coûts de vos locaux

Avec l’outil de Facility management de Smart-Services, vous arriverez à suivre les dépenses de vos locaux avec des tableaux de reporting hebdomadaires, mensuels, annuels. Construisez des rapports pour chacune de vos adresses et mettez sur pieds une budgétisation performante pour votre activité.

2. Le pilotage des multi-adresses

Vous gérez de nombreux bureaux ou locaux ? Vous pouvez enfin ajouter de nombreuses adresses de facturation et d’intervention dans notre outil de Facility management tertiaire.

3. Le pilotage des prestataires

Au sein de l’outil de Facility management Smart-Services, vous arriverez à piloter tous vos fournisseurs dans un même endroit, y compris ceux qui ne sont pas proposés par Smart-Services. Vous pourrez également inviter votre prestataire à rejoindre notre écosystème pour faciliter vos futurs échanges !

4. La gestion des multi-utilisateurs

Gérer des bureaux est complexe. Notre logiciel de Facility management vous permettra d’inviter votre comptable et vos responsables de sites entre autres.

5. Le pilotage des équipements

Pour suivre vos divers achats, ou tout bonnement faire l’inventaire de vos équipements par locaux, centralisez l’ensemble de vos documents dans notre outil de Facility management et lancez des interventions de maintenance directement sur vos appareils listés pour chaque bureau.

6. Le suivi des normes de sécurité du milieu tertiaire.

Dans notre logiciel de Facility management tertiaire, soyez toujours à jour sur vos obligations réglementaires : sécurité incendie, mise en conformité électrique, règlement intérieur, etc.

Smart-Services, votre prochain outil de Facility management pour la gestion de vos bureaux.

Vous jonglez chaque jour entre les cartes de visites de vos prestataires, entre les fichiers excel et vos multiples agendas pour suivre les prestations de ceux-ci… Ce n’est pas une surprise ! 

C’est d’ailleurs pour cela que Smart-Services a voulu créer un outil de Facility management simple, efficace et à un prix abordable pour les acteurs du tertiaire.

Nous savons que, quel que soit le niveau de pilotage de projets ou le nombre de fournisseurs auxquels vous faites appel régulièrement, vous aurez tout intérêt à utiliser la plateforme de Facility management de Smart-Services dans le futur pour piloter vos bureaux !

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