Comment aménager une salle de réunion ?

1. Le mobilier idéal pour aménager une salle de réunion

Lors de l’aménagement d’une salle de réunion, il faut penser à tout. Il n’y a rien de plus désagréable que de devoir sortir plusieurs fois de la pièce ou entrecouper une entrevue ou une présentation parce que tout n’a pas été bien pensé en amont.

Pour quelle table et quelles chaises opter dans une salle de réunion ?

Le choix de la table de la salle de réunion est une étape cruciale. Commencez par faire une moyenne du nombre de participants par réunion pour déterminer la capacité d’accueil nécessaire. La table d’une salle de réunion doit garantir à chacun un espace suffisant pour travailler correctement. Comptez 60 cm minimum par personne en situation d’écoute et 70 à 80cm en situation de travail. Lors d’une réunion, tous les participants doivent pouvoir échanger et se voir. La table ovale est sans doute la forme la plus appropriée pour créer de la convivialité.

N’oubliez pas que les participants doivent également pouvoir circuler facilement dans cette salle et s’absenter en toute discrétion sans gêner personne. Prévoyez alors 80 cm minium entre le bord de la table et le mur.

Le temps passé en salle de réunion peut parfois être long, même très long. Il est alors indispensable de choisir des sièges confortables pour maintenir la concentration des collaborateurs du début à la fin. Pour s’assurer un bon confort, des chaises rembourrées avec garnissage seront idéales, celles avec des accoudoirs, un vrai plus.

Quand la réunion prend des allures de tête à tête, il peut aussi être judicieux d’installer un canapé dans votre salle de réunion pour éviter la froideur d’une grande table vide alors que l’on est que 2 ou 3. Un canapé ou quelques fauteuils aideront à créer une proximité avec le client ou le collaborateur et ainsi favoriser les échanges.

Les aménagements indispensables d’une salle de réunion

Présentation PowerPoint, film ou images à projeter ? Tout doit être pensé pour permettre de présenter les projets facilement et les rendre visibles auprès de tous les participants. Un écran ou un rétroprojecteur et un paperboard doivent impérativement se trouver dans une salle de réunion. De plus, l’installation informatique et la présence de prises de courant doivent également ne pas être oubliées.

Les portes vitrées pour rester ouvert sur l’extérieur

Si l’espace réunion doit être assez isolé pour travailler dans le calme et parfois même dans la discrétion, il doit néanmoins être suffisamment lumineux et ouvert sur l’extérieur. L’idéal serait une salle de réunion située au centre des locaux, de façon à être accessible facilement à tous. Pour la rendre lumineuse, optez pour des portes vitrées qui ont de nombreux avantages. Outre le fait de laisser entrer la lumière et de donner une impression d’espace, elles permettent de garder du lien et de créer de la transparence avec les collaborateurs.

2. Créer un lieu atypique qui favorise la créativité

La salle de réunion évolue et chamboule les codes d’aménagement classiques pour se transformer en un espace créatif, très personnalisé et original.

Une décoration plus personnalisée

Pour aider les employés à se sentir bien, à être moins stressés ou plus concentrés, on peut miser sur une décoration moins standardisée dans sa salle de réunion. Les murs se parent alors de couleurs, on aménage l’espace avec des meubles vintages ou modulables pour transformer l’espace en fonction du type de réunion souhaité. On délaisse également les grandes tables et les chaises pour des canapés, des poufs, des tables basses… Ou encore, on y installe des plantes et des fleurs pour apporter un peu de gaité.

Des nouveaux outils de travail

Les outils pour encourager et réunir les idées de ses collaborateurs lors des réunions évoluent aussi. Les petits tableaux blancs investissent des pans de murs entiers grâce à des peintures effaçables à sec qui permettent d’écrire directement dessus. Vision board, tablettes tactiles, livres ou même jeux, sont mis à disposition des salariés pour les aider à développer leur créativité.
D’ailleurs, nous vous invitons à lire notre article qui vous présente une liste des alternatives aux tableaux blancs pour vos salles de réunions.

3. Les alternatives à la salle de réunion

La réunion formelle, autour d’une grande table, laisse de plus en plus place à des réunions plus spontanées.

La réunion debout

Qui a dit qu’il fallait être assis pour échanger ses idées ou faire un point ? De plus en plus, les collaborateurs ne perdent plus le temps de programmer et réserver une salle pour organiser leurs réunions. Elles se font alors de façon spontanée et surtout, debout ! Pour plus de confort, on peut opter pour des tables hautes, à disposer dans un coin de bureau, où chacun pourrait se retrouver accoudé pour discuter du projet en cours tout en buvant un bon café. Ce type de réunion debout permet d’écourter la séance plus rapidement en de ne se concentrer que sur le plus important, notamment à cause de la position qui devient inconfortable au bout d’un moment.

La réunion en extérieur

Que l’on soit en terrasse, assis sur un banc ou sur la pelouse quand il fait bon, la réunion en extérieur a de nombreux bienfaits. Parfaite pour prendre un peu l’air et en profiter pour activer la production de sérotonine, hormone du bien-être, grâce à la lumière du soleil, c’est un excellent moyen de revenir détendu et reboosté au bureau. On peut également pratiquer le walk and talk ou cowalking, c’est à dire la réunion en marchant. Le fait de marcher stimule la productivité et la configuration, qui réduit le nombre de participants, permet de faciliter les échanges.

Pas de réunion du tout !

Et si on disait stop aux réunions qui prennent du temps et ne résolvent pas les problèmes (qui n’en sont jamais vraiment) ? Ne serait-ce pas plus simple de régler au fur et à mesure les points importants en se rendant mobile en allant au bureau de la personne concernée, en posant quelques questions sur l’avancée d’un projet à l’occasion d’un détour à la machine à café ou au cours d’une balade digestive entre collègues ? La traditionnelle salle de réunion a du souci à se faire !