Avant, organiser un séminaire d’entreprise se résumait à organiser une réunion, un workshop, un discours et un repas. En quelques années, les entreprises se sont mises à organiser de plus en plus de séminaires pour rassembler leurs collaborateurs en des sessions de travail qui durent souvent plus de deux jours. Les organisateurs de séminaires doivent faire face à de nouvelles exigences en terme de qualité, comme le bon dosage entre moment de travail et de détente, tout en étant le plus efficace possible. Pour leur faciliter la tâche, nous avons décrypté dans cet article les quatre grandes tendances 2018 à suivre pour organiser un séminaire efficace.
Réduction du format et de la distance
Selon une étude, 81% des séminaires sont organisés à moins de 3h du Siège. À l’ère de la rapidité, il s’agit d’aller à l’essentiel et de ne pas épuiser vos collaborateurs avec un long trajet pour se rendre au lieu de séminaire, et de perdre un temps précieux qui aurait pu être passé à travailler. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises organisent un séminaire à Paris : la capitale, outre le grand nombres d’entreprises qu’elle concentre, a l’avantage d’être très accessible par les transports, et de posséder énormément de lieux de séminaire disponibles à Paris.
Le format journée d’étude : le all-inclusive du séminaire d’entreprise
Une autre tendance va vers une réduction des formats, dans un souci de toujours optimiser les budgets et surtout, de ne pas perdre l’attention des collaborateurs qui participent au séminaire. Face à un besoin de rationaliser les formats des séminaires d’entreprises, les professionnels de l’événementiel ont mis au point le modèle de la journée d’étude : un format où l’organisateur paye une formule tout compris, nourriture et hébergement par jour et par personne. Ce format très pratique, facilite notamment l’organisation de séminaire résidentiel où le prix inclus toutes prestations notamment de restauration et d’hébergement.
Sortir du cadre: des lieux de séminaires atypiques et fonctionnels
La grande difficulté de l’organisation de séminaire est de trouver un lieu qui soit à la fois beau, dépaysant, mais, dans cette recherche de singularité, qu’il soit tout de même accessible et surtout, qu’il offre une solution d’hébergement. Pour atteindre ce saint graal des espaces de séminaires, il suffit d’organiser un séminaire dans un hotel ! De nombreux hôtels proposent en effet des espaces évènementiels atypiques avec des formules où l’hébergement est compris et sur place, ce qui permet de gagner un temps fou dans la réservation du séminaire.
La technologie au service de l’organisation
De plus en plus de plateformes digitales permettent de faciliter la vie des offices managers et assistantes de direction. C’est le cas de Smart-Services et, son pendant événementiel pour l’organisation de séminaire, c’est Bird Office. Cette startup permet de trouver un lieu de séminaire idéal parmi leur sélection de plus de 8500 salles référencées sur le site. Les formules journées d’études sont proposés, et, pour ceux qui ne prendrait pas cette option, il est possible de réserver des prestations à la carte en plus de la location de la salle de séminaire : restauration, hôtesses etc..
