Le métier d'office manager

5 qualités que les office managers partagent avec les CEO

Les responsabilités d’un office-manager changent constamment. Ainsi, le travail varie d’un jour à un autre et change d’une entreprise à une autre.

Et comme les missions d’un office-manager sont si diversifiées, il arrive souvent que son rôle soit mal compris ou considéré comme un travail de bureau classique.

En réalité les qualités d’un office manager vont encore plus loin que ce que l’on imagine.

Le travail d’un office manager en coulisse

Le travail d’un office-manager est essentiel pour la santé et la culture d’une entreprise. Il fait le lien entre les différentes équipes, il transmet l’information aux autres, il encourage les collaborateurs et veille à l’engagement de chacun pour le succès collectif.

Réussir dans une fonction qui semble si nébuleuse et impersonnelle requiert des compétences douces, ou «soft skills». Ces qualités englobent tout le savoir-faire qui n’est pas technique : empathie, capacité d’écoute, respect des valeurs, soutien moral, etc.

Il est intéressant de noter que ces mêmes qualités, perçues à travers le prisme d’un CEO ou d’un PDG, sont qualifiées de «qualités de leadership».

Même si leur travail s’effectue souvent en coulisse, les office-managers méritent plus de reconnaissance car ils possèdent les mêmes qualités que les grands dirigeants. Voici 5 qualités qui les office-managers et les CEO ont en commun.

Les valeurs d’un office-manager accompli

1.      La culture et les valeurs

Un office-manager incarne les valeurs et défend la culture d’une entreprise. En effet, ces deux vecteurs constituent les fondements de l’activité : alors que la culture indique l’identité de l’entreprise, les valeurs permettent de guider sa prise de décision.

L’office manager se positionne sur ces deux aspects essentiels en tentant de comprendre et de répondre aux besoins immatériels de chacun. Ce travail demande une forte capacité d’engagement émotionnel, notamment dans une startup où le nombre d’employés, la composition de l’entreprise en elle-même ou encore le produit de base peut changer à tout instant.

2.      La défense des collaborateurs

En cherchant à toujours améliorer le moral des équipes, à les écouter et réfléchir à leurs problématiques, l’office manager répond constamment à leurs demandes. Il devient le gardien de leurs pensées, de leurs souhaits et de leurs sentiments.

C’est la personne à qui on se confie parce qu’elle sait écouter activement et avec attention. Cela demande un beaucoup d’altruisme et d’empathie dans la prise de décision. On comprend dès lors que les office managers choisissent les personnes avant les processus, un concept que de grands responsables peuvent mettre des années à comprendre et à mettre en place.

3.      Le leadership

Leur capacité à résoudre des problèmes avec intégrité et détermination fait d’eux des hommes et des femmes décisionnaires.

En effet, les journées d’un office manager ne sont jamais identiques. Par exemple, la planification d’un projet peut être modifiée ou annulée à cause d’un imprévu, la livraison d’un déjeuner prend du retard, la climatisation et le Wifi tombent en panne en même temps, etc.

En tant que gestionnaire, les office managers savent comment hiérarchiser les événements et les problèmes, et surtout communiquer cette hiérarchisation à leurs équipes en maniant une tonne d’informations et d’outils pertinents. Ce qui fait leur succès, c’est cette capacité de savoir quand et comment il faut partager l’information ou déléguer la mission avec équité.

4.      L’excellence

Toujours à la recherche de la perfection et de l’excellence, les office managers restent à l’affût de ce qui peut améliorer le fonctionnement du bureau ou de l’entreprise.

Cela signifie concrètement qu’ils doivent constamment apprendre de nouvelles choses (nouvelles technologies et nouveaux logiciels, nouvelles pratiques d’organisation etc.). Ce sont de véritables concepteurs d’expériences en entreprise, résolument tournés vers l’amélioration du quotidien.

5.      Le sens de l’innovation

Cherchant à faire preuve de créativité, les office managers disposent d’une autonomie pour mettre en place ce qu’ils ont en tête ou construire ce dont leur équipe a besoin.

Ils gardent constamment à l’esprit le fonctionnement de l’entreprise et sa culture. Puisqu’une grande partie de leurs responsabilités impliquent des interactions avec les autres, les office managers restent ouverts et réceptifs aux commentaires. Ils acceptent la critique et la transforme de manière positive et créative en une opportunité.

Remercier son office manager ?

Les office managers incarnent littéralement les valeurs et la culture d’une entreprise.

Ils écoutent, résolvent les problèmes avec intégrité, soutiennent le moral de chacun et vont au-delà des attentes. Ce sont des qualités que tout membre d’une équipe dirigeante qui a du succès devrait posséder pour motiver ses troupes et réaliser la vision de l’entreprise.

Votre office manager fait en sorte de rendre meilleure votre vie au travail.

Peut-être est-il temps de vous demander : quand est-ce que fut la dernière fois où j’ai remercié mon office manager pour ce qu’il fait??

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