Evénements

Comment organiser un évènement professionnel ? Le Guide Complet

L’organisation d’un événement professionnel peut être un casse-tête pour beaucoup d’Office managers. Pourtant Les événements d’entreprise sont un bon moyen de lancer un produit, réunir vos clients, motiver ou remercier vos employés… Si vous organisez des événements tous les ans cela peut rapidement devenir lassant ou redondant pour vos collaborateurs.

En effet, tout au long de l’année, de nombreuses occasions vous amènent à rassembler vos équipes :

  • les conférences pour mobiliser une communauté dans votre secteur
  • la soirée pour le board, ou comité d’entreprise
  • les événements de lancement produit
  • les séminaires de team building
  • les voyages pour récompenser vos collaborateurs (incentive)
  • les pots de départs (anniversaires, retraites, etc)
  • les afterworks ou soirées d’entreprises
  • les repas de Noël, de Pâques, d’Halloween
  • les journées portes ouvertes
  • les salons organisés par votre entreprise et ses partenaires

L’organisation d’événements professionnels au sein de l’entreprise est en plein développement. Les employeurs sont de plus en plus nombreux à ne pas se contenter de la traditionnelle fête de la boîte et d’une petite réunion à la fin de l’année. Pour certains, chaque fête, est une occasion de se réunir entre collaborateurs, pour d’autres, c’est même presque devenu un rituel. Dans tous les cas, organiser des évènements d’entreprise régulièrement a de nombreux avantages. Mode d’emploi pour les réussir à coup sûr !

Pour vous faciliter la vie et organiser un événement digne de votre marque, Smart-Services vous donne dans cet article toutes les clés pour organiser un événement réussi !

Sommaire de l’article

  1. Les objectifs de votre événement professionnel et les grands axes d’organisation.
    • Déterminez les objectifs de votre événement : cibles, clés de succès, etc.
    • Organisez votre équipe pour optimiser l’organisation de votre événement
    • Trouvez une date pour votre événement professionnel et définissez la durée de celui-ci
    • Identifiez et rencontrez de potentiels partenaires et sponsors
    • Recrutez les bons intervenants
  2. Organiser un événement professionnel de A à Z. Les détails pratiques.
    • Définissez le budget de votre événement
    • Définissez le thème de votre événement professionnel
    • Choisissez le lieu idéal pour votre événement
    • Donnez un ton, une marque à votre événement
    • Gérez vos inscriptions
    • Trouvez le traiteur idéal
    • Déterminez précisément vos besoins techniques
  3. A prévoir pour le jour J
    • Gérez l’accueil des participants
    • Prévoyez des animations originales
    • Trouvez des icebreakers pour impliquez vos participants
    • Gérez votre conférence comme personne !
  4. Autour de l’événement : nos conseils d’organisation
    • Communiquez à propos de votre événement !
    • Mesurer le succès de l’évènement + capitaliser sur l’event + Après l’évènement

ETAPE 1 : Les objectifs de votre événement professionnel et les grands axes d’organisation.

Déterminez les objectifs de votre événement : cibles, clés de succès, etc.

Même si les réunions improvisées autour d’un verre ont un certain charme, pour organiser un évènement d’entreprise, il faut faire preuve d’un minimum d’organisation en amont. Votre objectif est de créer l’évènement ! Avant de commencer à rentrer dans les détails d’organisation de votre événement, vous devez définir l’objectif principal de celui-ci. Votre vision de l’événement vous permettra de visualiser plus facilement les axes organisationnels de celui-ci. Si vous n’avez pas reçu d’objectifs clairs de la part du reste de votre équipe, commencez par vous demander : pourquoi organisez-vous un événement professionnel ? Et dans quel objectif ?

Les raisons de se réunir en entreprise peuvent être nombreuses. Ce peut être à l’occasion d’une soirée : noël, fête annuelle de l’entreprise, lancement d’un projet, nouvelle année… On peut aussi réunir ses salariés lors d’un séminaire ou d’un team building ou encore pour célébrer un anniversaire, la galette des rois, un départ de la société ou en retraire, etc. Il est également possible d’organiser des évènements régulièrement, notamment dans les petites entreprises, en instaurant l’happy hour ou l’apéritif un soir de la semaine par exemple. Il n’y a donc pas vraiment de règle en termes d’événements en entreprise, à chacune ses habitudes et ses coutumes.

Voici quelques exemples d’objectifs liés à l’organisation d’événements en entreprise :

  • promotion de votre entreprise, de votre vision, de vos produits
  • annonce d’un changement de stratégie de votre société
  • recherche de nouveaux clients, acquisition de nouveaux prospects
  • motivation de vos collaborateurs / salariés
  • remerciement de vos équipes
  • création d’une communauté pour réfléchir ensemble aux problématiques de votre marché
  • fidélisation de votre clientèle actuelle
  • recherche de nouveau partenaires
  • développement de votre culture d’entreprise
  • convaincre des fonds d’investissements, etc.

3 mots simples peuvent résumer ces questions : éduquer, persuader, célébrer. Ensuite, à vous de définir vos indicateurs clés de performance afin d’évaluer le succès de votre événement. Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes :

  • Combien de personnes attendez-vous à cet événement professionnel ? 50, 500, 1000 invités ?
  • Combien d’argent espérez-vous collecter à cet événement?
  • Souhaitez-vous que les invités parlent de votre événement en direct ?
  • Souhaitez-vous que la presse viennent relayer votre événement ?
  • Combien souhaitez-vous recevoir de CV, de cartes de visites, de rendez-vous pour vos commerciaux ?

Vos objectifs peuvent être financiers, personnels, liés à votre activité, ou bien à la communication externe de votre entreprise.

Pourquoi faut il réunir ses salariés ?
Un évènement d’entreprise a de nombreuses vertus auprès de ses salariés. C’est l’occasion de sortir des relations formatées du quotidien entre collaborateurs, mais aussi de mettre un peu de côté les rapports hiérarchiques. Dans ce cadre plus convivial, tout le monde est plus enclin à se lâcher, à s’ouvrir aux autres. C’est une occasion parfaite pour les salariés de se rencontrer entre les différents services, d’appendre à se connaitre et de créer ou renforcer les liens qui les unissent.
C’est l’opportunité de créer une unité avec ses équipes, d’améliorer la cohésion de groupe et de montrer à ses salariés qu’ils font partie d’une grande famille. Ces évènements sont des moments de détente agréables pour les employés qui voient aussi dans ces initiatives une façon d’être remerciés pour leur implication, leur travail et les efforts fournis au quotidien pour l’entreprise. C’est une véritable preuve de reconnaissance.

Déterminer les objectifs d'un événement professionnel

Organisez votre équipe pour optimiser l’organisation de votre événement

Dès lors que vous aurez définit les grandes lignes et les objectifs de votre événement, à vous de recruter l’équipe parfaite pour organiser sereinement celui-ci. N’oubliez pas que vous pourrez également recruter des bénévoles afin de vous aider ! En effet, vous n’aurez probablement jamais à organiser un événement d’entreprise seul-e. En temps que responsable de l’organisation de cet événement, vous devrez écrire votre plan afin de trouver les bons profils, de l’accueil à la technique, en passant par la communication et le marketing. Dessiner un organigramme peut être un bon moyen de visualiser vos besoins en termes de ressources humaines pour votre événement. Pour un événement d’entreprise réussi, vous aurez à déléguer et à monter des équipes professionnelles. Voici quelques exemples d’équipes que vous aurez à recruter pour l’organisation de votre événement :

  1. L’équipe Organisation : responsable de trouver le lieu, le traiteur, les activités
  2. L’équipe Administrative : responsable des invitations, de la billetterie, du budget, des questions/réponses
  3. L’équipe Marketing : responsable de la promotion de votre événement, de la gestion du blog, des flyers, des campagnes médias.
  4. L’équipe Bénévolat : responsable de la gestion des bénévoles.
  5. L’équipe partenaires et intervenants : responsable de la coordination des intervenants, de la recherche de sponsors, de fonds.

Après avoir définit l’ensemble de vos équipes, vous devrez utiliser les bons outils afin de mettre en place une communication efficace entre chacune d’entre elles. Des outils comme Slack, Workspace, Skype, ou Google Docs vous permettent de communiquer en toute simplicité. N’oubliez pas d’organiser régulièrement des points et de réunions pour vérifier le bon avancement de l’organisation de votre évènement ! Toutes vos équipes doivent avancer au même rythme ! Si vous avez des difficultés à trouver les bonnes personnes pour vous accompagner dans l’organisation de votre événement, n’oubliez pas que certains lieux, certaines salles proposent de nombreux services qui peuvent vous aider. Vous pouvez également faire appel à des agences d’intérim ou bien recruter certains de vos clients / prestataires eux-mêmes en tant que bénévoles ! Pensez enfin à rencontrer l’ensemble de votre équipe et à vérifier que tout le monde a bien compris l’ensemble des objectifs de l’événement.

Comment maximiser la cohésion entre ses équipes avec des events ?

Pour qu’un événement d’entreprise soit réussi, il faut impérativement créer du lien entre ses équipes. Pour cela, il faut avant tout penser à bien inviter tous les différents services de sa société. Il faut également soigner le cadre, la décoration et l’ambiance. Lors d’un cocktail ou d’un apéritif, mettez un peu de musique en fond sonore pour détendre l’atmosphère. L’autre point important qui génère indéniablement de la cohésion, c’est de proposer un buffet ou du moins, des mets à déguster. Vous pouvez aussi organiser des animations, des jeux en équipe, suggérer de garder des souvenirs de ces évènements en installant un photo call par exemple.

os collaborateurs auront certainement envie d’intégrer ces bons souvenirs dans la déco de leurs bureaux après cette soirée inoubliable ! Dans les grandes entreprises, on peut proposer un badge à chacun avec son prénom et son poste dans la société pour que chacun puisse se repérer au mieux. Il ne faut pas non plus hésiter à impliquer ses collaborateurs dans l’organisation de ces évènements en leur demandant ce dont ils auraient envie.

Recruter une équipe pour organiser un événement professionnel

Trouvez une date pour votre événement professionnel et définissez la durée de celui-ci

Il n’est pas toujours évident de trouver la date idéale pour l’organisation d’un événement professionnel. Voici quelques conseils. La date de votre événements doit convenir au plus grand nombre parmi : vos prestataires, vos clients, vos collaborateurs.

  • Evitez donc d’organiser un événement pendant les périodes de vacances scolaires, les jours fériés (attention aux périodes de ponts !).
  • Organiser un événement le lundi ou le vendredi peut aussi être compliqué. Aussi, évitez les journées réservées aux parents comme les mercredis ou les samedi matins.
  • Vérifiez qu’aucun autre événement n’est déjà organisé en interne. Regardez si aucun autre grand événement tel qu’un festival, une fête religieuse ou autre n’est organisée en même temps que votre projet d’événement.

Mais rappelez-vous une chose : il est quasiment impossible de trouver une date qui convienne à tout le monde ! Concernant les horaires de votre événement pro, il est toujours plus agréable de participer à un événement aux horaires habituels de bureaux. La durée de votre événement dépend elle du nombre d’invités et du format d’événement en lui-même. Donnez-vous assez de temps pour organiser votre événement. Organiser un événement 4 à 6 mois d’avance. Enfin, prévoyez un planning plus souple pour les participants de votre entreprise. Organiser un événement original est l’occasion d’aider vos collaborateurs à véritablement profiter de la vie sociale de l’entreprise. Par exemple, si vous organisez un séminaire, prévoyez un planning plus souple que d’habitude. Laissez le temps aux participants de profiter de l’événement organisé. Prévoyez également des moments de rencontre entre les différents services de votre entreprise. Une fois la date de votre événement décidée, il est temps pour vous de réserver l’ensemble de vos prestataires ! Déterminer la date d'un événement professionnel

Identifiez et rencontrez de potentiels partenaires et sponsors

Si vous prévoyez d’organiser un grand événement, aller chercher des partenaires peut être une bonne option. Trouver des partenaires peut vous permettre de diviser vos dépenses entre vous, de mutualiser vos efforts en termes de communication par exemple, de partager des listes d’invités, et de limiter les risques en termes de coûts. Si vous décidez de trouver des partenaires et des sponsors, voici quelques conseils :

  • Trouvez des partenaires qui ont une image et des objectifs complémentaires aux vôtres.
  • Trouvez des partenaires et sponsors qui peuvent avoir un intérêt à travailler avec vous.
  • Identifiez les personnes dans ces entreprises, associations, fondations qui pourraient vous aider à organiser votre événement.
  • Recherchez des partenaires qui pourraient vous aider sur chaque points de votre événement : de la nourriture à la musique, en passant par le lieu, la publicité.
  • Définissez le niveau d’implication et de reconnaissance que vous souhaitez donner à ces partenaires : voulez-vous du logo de votre partenaire sur votre flyer ? N’oubliez pas que vous restez maître de l’organisation de votre événement d’entreprise.

Si vous invitez des sponsors ou des partenaires à votre événement, ceux-ci chercheront également un retour sur investissement, à bénéficier de l’impact de votre événement. Trouver des partenaires et sponsors pour un événement professionnel

Recrutez les bons intervenants

Lorsque vous organisez une conférence, les intervenants sont votre clé de succès. Vous aurez donc envie de recruter les meilleurs ! Trouvez des intervenants (speakers) qui travaillent sur les mêmes problématiques que les vôtres. Une fois votre liste d’invités, d’intervenants écrite, posez-vous les questions suivantes :

  • Souhaitent-ils une compensation à leur venue ?
  • Ont-ils besoin d’un support de présentation, d’un équipement technique spécifique ?
  • Auront-ils besoin d’un moyen de transport pour venir jusqu’au lieu de la conférence, table ronde ?

Vous pouvez également penser à faire parler les personnes de votre équipe, vos collègues ! Vous donnerez une touche d’authenticité à votre événement. Inviter des speakers et conférenciens à un événement professionnel

ETAPE 2 : Organiser un événement professionnel de A à Z. Les détails pratiques.

Définissez le budget de votre événement.

Peu importe l’événement que vous organisez, l’argent restera le point crucial de l’organisation de celui-ci. Que votre événement soit financé en interne ou grâce à l’aide de sponsors, vous aurez à définir un budget précis et à vous y tenir. Avoir un budget précis vous aider également à définir un prix pour votre billetterie, si vous décidez d’en mettre une en place. Voici une liste de quelques-uns des postes de dépenses les plus courants lorsque l’on organise un événement d’entreprise :

  • le lieu de l’événement (location de la salle, caution, assurances)
  • le décor du lieu de l’événement
  • les installations techniques (projecteurs, enceintes, micros, caméras, podium)
  • le traiteur et le service (barman, nourriture, linge de table, mobilier de table, cuisiniers)
  • la publicité de votre événement (flyer, graphistes, logiciel de billetterie, la publicité en ligne)
  • les animations (DJ, rémunération des intervenants, matériels et jeux pour les activités)
  • les ressources humaines (intérimaires, serveurs, etc.)
  • le transport pour vos invités

Si vous êtes limités dans votre budget, essayez de réduire vos coûts au maximum. Pensez aux bénévoles et rappelez-vous que les bonnes idées ne sont pas forcément les plus chères ! Déterminer les objectifs d'un événement professionnel

Définissez le thème de votre événement professionnel

En résumé, pour la thématique, faites un choix insolite ! Pour l’organisation d’un évènement professionnel original, commencez par choisir une thématique. C’est sans aucun doute l’une des décisions primordiales pour transformer votre événement classique en un événement professionnel qui sort de l’ordinaire. Les thématiques sont nombreuses. Voici quelques thèmes qui inspireront vos invités et donneront la ligne directrice pour le reste de l’organisation. Casino, sport, musique, sont des thèmes trop communs et souvent utilisés, préférez des thèmes originaux comme ceux que nous vous conseillons ci-dessous. Voici quelques idées de thèmes originaux pour l’organisation de votre évènement professionnel :

  • Une soirée à Rome
  • Une soirée dans le désert
  • Chasse au trésor dans la méditerranée
  • Tous Masterchef ! Pour une soirée basé sur le team building culinaire

Vous pouvez aussi chercher un thème en accord avec le secteur d’activité de votre entreprise ! Dans tous les cas, pensez à regarder les thèmes des événements organisés à des dates proches de la votre. La plupart du temps, le format de votre événement sera lié à l’objectif de celui-ci. Par exemple, votre événement d’entreprise pourrait être un petit déjeuner, un déjeuner, un dîner-buffet, un séminaire d’une semaine, d’un weekend, un salon, etc.

Quelles sont les soirées à thèmes adaptées aux entreprises ?
Pour vos soirées d’entreprise, il peut être original d’imposer un thème à ses salariés. Ambiance chic, soirée Halloween, blanche, cirque, cabaret, années 80… Tous les thèmes peuvent être choisis, tout dépend de la dynamique de l’entreprise mais aussi de la moyenne d’âge de vos employés ! Une fois de plus, impliquez vos salariés, incitez-les à proposer des idées de thèmes puis à voter pour celui qu’ils préfèrent. Ainsi, vous serez certains que la soirée plaira au plus grand nombre !

Déterminer le thème d'un événement professionnel

Choisissez le lieu idéal pour votre événement

Un point clé pour organiser un événement original est bien sûr le lieu ! De ce côté il n’y a pas à hésiter, il faudra miser sur un lieu atypique. Réservez un loft avec terrasse pour une ambiance décontractée en petit comité, pensez à un château pour sortir le grand jeu si vous attendez du monde et pour les beaux jours optez pour une péniche sur La Seine ! Vous pouvez également réfléchir en terme de destination, la mer, la montagne ou un pays à l’étranger si votre budget vous le permet. Dans tous les cas, le lieu sera un élément déterminant de la réussite de votre événement. Plusieurs sites internets, ou des agences spécialisées, vous permettent de trouver le lieu idéal. Une fois que vous avez définit la date de votre événement, la première chose que vous devez faire et de trouver le lieu pour votre événement. Voici quelques points à vérifier lorsque vous vous mettez à chercher un lieu.

  • La taille du lieu : cela dépendra du type de votre événement. Pensez à bien vérifier vos besoin en termes de nombres de salles, de séparation entre les différentes pièces, etc.
  • La localisation de votre événement. Est-ce proche d’une gare, de commodités, dans un cadre original ?
  • Équipements : est-ce que le lieu dispose de suffisamment de chaises, de podium, de plantes, de cuisines, etc ?
  • Hôtels / Campings : votre lieu est-il proche de suffisamment d’hôtels ou de lieu d’hébergements ?
  • Assurance : aurez-vous à souscrire à une assurance ?
  • Atmosphère : quelle image et quelle ambiance dégage le lieu de votre évènement ?
  • Traiteur : une offre de traiteur est-elle incluse dans l’offre de votre lieu ? Si cela n’est pas le cas, de quoi allez-vous avoir besoin pour offrir une offre qualitative pour vos invités ?
  • Transports : le lieu offre-t-il suffisamment de places de parking ? De quel type de parking aurez-vous besoin ? Parking pour les bus ? Autre ? Le lieu est-il facilement accessible grâce aux transports en communs ?
  • Aspects techniques : le lieu dispose-t-il de tous les équipements techniques audio, vidéo nécessaires ? Ecrans de projection, microphones, lieu de charge, prises électriques, accès et bornes wifi ?
  • Combien de temps à l’avance devez-vous réserver le lieu ? Y a-t-il un acompte à verser à la réservation ? Est-ce possible d’annuler ?

N’hésitez pas à négocier le prix de la location de votre lieu en proposant des contrats sur la durée. Par exemple si vous souhaitez organiser des conférences régulières dans le même lieu. Si réserver un lieu est trop cher et ne rentre pas dans votre budget, pensez à regarder du côté des restaurants, bars et salles communales qui sont souvent moins chères voire gratuite en échange de consommation de boissons ou de nourriture. N’oubliez pas que vous pouvez également héberger des événements dans vos locaux. Vos prospects ou clients aiment toujours découvrir votre environnement de travail avant de signer avec vous !

Le choix de la salle est extrêmement important ! Si vous organisez une soirée à thème et que vous pouvez privatiser un lieu en lien avec votre thématique, c’est l’idéal. En revanche, dans le cas où l’évènement se déroulerait dans les locaux de l’entreprise, il est primordial de personnaliser la salle choisie. En effet, durant cet évènement, vous devez donner l’impression à vos salariés qu’ils sortent du cadre du travail. Décorez cette pièce absolument ! Essayez également de choisir une salle chaleureuse, si vous avez un espace détente, ce peut être un choix judicieux. En bref, donnez une âme et une identité visuelle à cette pièce que vos employés ont l’habitude de voir tous les jours.

Trouver la salle d'un événement professionnel

Donnez un ton, une marque à votre événement

Que ce soit en termes de publicité ou pour marquer l’esprit de vos invités, il est important faire de votre événement une vraie marque. Pensez à donner un nom à votre événement. Mettez en avant les intervenants présents à votre conférence. Créez une tagline qui indique le sujet de votre événement professionnel. Créez un logo spécifique à votre événement. Dès que vous aurez en votre possession votre nom, votre logo, etc. Mettez en ligne toutes vos créations publicitaires afin que les cibles potentielles de votre événement se souviennent de la date exacte de votre événement.

Gérez vos inscriptions

Lorsque l’on organise un événement professionnel, on se demande souvent comment il est possible de gérer des inscriptions. L’important est de recevoir le maximum d’inscriptions le plus tôt possible afin d’adapter vos besoins. Créer un site professionnel ou une landing page pour l’occasion peut être une bonne option. Pour cela, voici quelques conseils :

  • Trouvez un nom de domaine cohérent et explicite
  • Donnez accès à un programme ou un calendrier pour votre événement (pdf ?)
  • Donnez toutes les informations pratiques nécessaires
  • Créez un formulaire d’inscription simple et efficace. Typeform est un très bon outil actuellement
  • Pensez à donner des outils de partage à vos visiteurs afin qu’ils puissent eux-mêmes parler de votre événement professionnel sur les réseaux sociaux.

Si vous n’avez pas les ressources en interne pour créer votre propre site web, vous pouvez toujours utiliser des outils de billetterie en ligne comme Billetto, Weezevent ou autre. La plupart du temps ces sites vous permettent de gérer la billetterie et ont des outils de vente et de remboursement intégrés.

Trouvez le traiteur idéal

Généralement, les lieux proposent des traiteurs partenaires. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez facilement trouver des traiteurs ou des offres de restauration originales pour votre région, directement sur internet. Décidez du type de restauration. Puis vérifier si le type de restauration que vous désirez est en adéquation avec votre budget. Rappelez-vous qu’il est toujours plus agréable de manger des aliments chauds ou de qualité comme des petits fours. Les invités peuvent aussi souvent être admiratifs de prestations originales comme des cocktails ou des apéritifs flambés au chalumeau par exemple. Pensez à faire intervenir un traiteur dont les locaux sont situés à proximité de votre lieu d’événement. En effet, vous éviterez le stress de livraison retardées par la distance. Aussi, pensez à bien prévoir dans le devis une partie pour les personnes ayant des restrictions alimentaires liées aux allergies, aux religions, ou autre.

Le traiteur est généralement ce qui fait qu’un événement d’entreprise est réussi ou au contraire, décevant. Pour définir un budget traiteur, il faut être vigilant mais aussi ne pas le voir trop au rabais au risque de ne pas égayer les papilles de vos hôtes. Avant de vous lancer, définissez précisément vos besoins. Organisez-vous un goûter ? Un déjeuner ? Une soirée ? Un cocktail dinatoire ? Voulez-vous un repas ou un buffet ? Évaluez également le nombre de participants afin que tout le monde puisse se restaurer suffisamment. Avez-vous imposé un thème ou une ambiance ? Faites appel à plusieurs prestataires pour qu’ils vous proposent des formules personnalisées. Vous n’aurez plus qu’à comparer la qualité des produits et les prix pour faire votre choix.

Choisir le traiteur pour un événement professionnel

Déterminez précisément vos besoins techniques.

Il est important que tout fonctionne parfaitement le jour de l’événement. Les luminaires, tout comme les enceintes ou le wifi, doivent fonctionner pour ne pas créer de situations d’urgence le jour J. Pensez à vérifier chacun des éléments ci-dessous :

  • microphones, haut-parleurs
  • enceintes pour conférences / enceintes pour soirées dansantes
  • tables de mixage
  • lumières
  • bornes d’accès wifi
  • bornes de chargement pour tablettes, pc ou smartphones.
  • talkie walkie

D’autres technologies peuvent être importantes à considérer : le RFID pour la gestion de votre billetterie peut être pertinente par exemple. La retransmission vidéo de l’ensemble de votre événement devient aussi quelque chose d’incontournable désormais.

ETAPE 3 : A prévoir pour le jour J

Gérez l’accueil des participants

Préparez vos invitations et gérez la billetterie est l’une des étapes les plus complexes de la gestion d’un événement professionnel. Si la gestion des invitations se passe sans encombres, c’est aussi un gage de qualité pour votre événement. De nouveaux outils comme Weezevent vous permettent d’envoyer des emails ou SMS automatiques, de demander une participation payantes à vos invités, voire de gérer des remboursements. Ces nouveaux outils permettent la création facile de badges, et le scan de ces badges le jour J par vos agents d’accueil.

Prévoyez des animations originales : jeux, activités, etc.

Qui dit événement original ne dit pas forcément gros budget. Pour que votre événement professionnel se distingue vous pouvez organiser des activités peu coûteuses. Pour un événement de jour, vous pouvez organiser un workshop digital détox pour décoller vos collègues de leur smartphone. Vous pouvez lancer un hackathon pour travailler sur de nouvelles solutions pour votre entreprise. Pourquoi ne pas inviter vos collaborateurs à un cours de cuisine, ou encore planifier une balade à vélo pour découvrir des lieux atypiques et les monuments de Paris. Pour un événement en soirée préférez un escape game en équipe, une croisière sur la seine avec un cocktail, une création de vin d’entreprise… Si votre budget vous permet d’aller plus loin, pensez à une expérience de réalité virtuelle par exemple.

Rien de tel que quelques animations durant votre événement d’entreprise pour marquer les esprits de vos salariés et rendre cette réunion inoubliable. En fonction du thème choisi, définissez des animations cohérentes. Vous fêtez noël entre collègues ? Organisez un Secret Santa. Vous fêtez le départ à la retraite d’un collègue fan de musique ? Lancez un blind-test en équipes ! Vous pouvez également faire appel à des prestataires pour des animations professionnelles. Un seul mot d’ordre, épatez vos salariés !

animations originales team building

Trouvez des icebreakers pour impliquez vos participants (pensez Networking !)

Si vous organisez un événement d’entreprise, c’est aussi pour que vos participants communiquent et fassent du networking entre eux. Mettez en place des jeux, des activités afin que vos invités fassent connaissance de manière décomplexée, en toute décontraction. Vous pouvez faire passer des questionnaires ludiques, ou bien demandez à vos invités de présenter rapidement leur job, ainsi que leur passions. Parfois, certains événement professionnels utilisent même des applications de networking afin de déléguer cette tâche à la technologie !

Gérez votre conférence comme personne !

Voici quelques étapes importantes à garder en mémoire lors de l’organisation de conférences ou de tables rondes :

  • Vérifier la bonne venue de vos intervenants en amont de la conférence
  • Présenter vous même ou par un présentateur officiel (journaliste ou autre) le thème du jour
  • Présenter vos interlocuteurs à votre audience
  • Gérer le temps de parole accordé à chacun de vos intervenants
  • Préparer des questions à l’avance afin de ne pas créer de périodes de blanc / de silence dans les échanges
  • Invitez l’audience à interagir avec vos intervenants avant, pendant et après la conférence
  • Demande des retours à vos intervenants concernant la conférence
  • Communiquer avec les journalistes afin de relayer l’événement
  • Créer un hashtag et inviter les participants à utiliser ce hashtag d’événement sur les réseaux sociaux.

ETAPE 4 : Autour de l’événement : nos conseils d’organisation

Communiquez à propos de votre événement !

Vous avez précédemment créé une identité pour événement (logos, nom, couleurs, tagline, etc). Il ne vous reste plus qu’à créer les éléments graphiques qui vont vous permettre de communiquer à propos de cet événement. Lorsque vous créez vos supports de communication, pensez à bien vérifier auprès de chacun des réseaux et chacunes des régies publicitaires quelles sont les dimensions nécessaires pour diffuser vos annonces. En effet, les résolutions standard ne sont pas les mêmes suivant les différents réseaux sociaux. Que ce soit sur Facebook, Linkedin ou Twitter, vous pouvez à la fois communiquer à propos de votre événement de manière gratuite, ou bien en sponsorisant certains de vos posts. En d’autres termes, vous pouvez également faire de la publicité. N’oubliez pas de communiquer votre événement professionnel dans les groupes professionnels sur Linkedin ainsi que sur Facebook. En ligne, voici un résumé de tous les canaux sur lesquels vous pourrez communiquer à propos de votre événement :

  • sur votre propre blog ainsi que sur vos parutions (Medium)
  • sur vos réseaux sociaux cités précédemment. Pensez à utiliser des outils comme Hootsuite ou Buffer pour cela.
  • sur des forums de discussions dédiés à votre marché ou aux problématiques abordées lors de votre événement.
  • sur votre propre newsletter ou toute newsletter liée à votre marché.

Pour la promotion hors-ligne de votre événement, vous aurez à préparer des brochures, des flyers, potentiellement faire de la publicité dans les journaux locaux ou dans des magazines spécialisés. N’oubliez pas également de demander à vos participants (qu’ils soient les intervenants de votre conférence ou bien les invités reconnus de votre événement) de promouvoir votre événement sur leur propre réseaux, auprès de leur propre carnet d’adresses et listes de contacts. Enfin, vous pouvez contacter directement des journalistes et tenter de faire des RP (relations presse). Choisissez des journalistes habitués à couvrir des événements professionnels dans votre secteur d’activité. Potentiellement, vous pouvez les inviter à être eux-mêmes des intervenants dans votre cycle de conférences. communication et publicité evenement professionnel  

Mesurer le succès de l’évènement + capitaliser sur l’event + Après l’évènement

Bravo ! Vous avez géré comme personne l’organisation de votre événement ! Mais attention, votre travail n’est pas fini ! Il est temps de s’attarder sur plusieurs points post événement : remercier, publier, recueillir les feedbacks, nettoyer et évaluer la performance de votre événement entre autres. Votre logiciel de billetterie et de gestion d’événement peut généralement vous donner une image précise du nombre de participants. Pensez à rédiger un questionnaire à destination de vos invités, salariés, afin de vérifier la bonne adéquation entre vos objectifs et l’appréciation de votre événement par les personnes y ayant participé. Au delà d’un questionnaire, mettez en place un “follow-up” afin de garder le contact avec vos participants. Entrez leurs coordonnées dans un CRM si les profils pourraient être de futurs clients. Ou bien créez une communauté sur Slack / Facebook / Linkedin afin d’échanger à propos de nouvelles problématiques dans le futur. Invitez bien l’ensemble des invités (ceux présents et ceux absents à votre événement d’entreprise) à rejoindre ces groupes de discussions. Rédiger un questionnaire et aussi un bon moyen de recueillir le ressenti de vos collègues et co-organisateurs. Pensez à les remercier d’avoir mener à bien l’événement avec vous et posez leur les questions suivantes :

  • Qu’aurait-il fallu faire pour améliorer la qualité de l’événement ?
  • Quels étaient les activités / outils nécessaires ? Quels étaient celles et ceux qui aurait pu être remplacés ?

N’attendez pas plus de 2 jours avant d’envoyer ce questionnaire par email. 🙂 Vous pouvez également organiser un petit pot, un petit déjeuner afin de remercier tous ceux qui ont pu vous aider dans l’organisation de cet événement. Enfin, pensez à faire les comptes aux niveaux de vos dépenses et entrées d’argent. N’oubliez pas non plus de poster les photos de votre événement sur les réseaux sociaux ! A vous-même, vous pouvez vous poser les questions suivantes les jours qui suivent l’événement :

  • Organiseriez-vous un événement similaire de nouveau ?
  • Que feriez-vous pour organiser de manière plus efficace un événement de cette envergure ?
  • Qu’avez-vous appris ?
  • Qu’est-ce qui se dégage des retours / feedbacks de vos collègues / invités ?
  • L’équipe que vous aviez réunie pour organiser cet événement était-elle la bonne ? L’événement lui a-t-elle plu ?

Désormais, prenez un peu de repos ! Si jamais vous souhaitez de l’aide dans l’organisation de votre événement, n’hésitez pas à faire une demande (traiteur, réservation de lieu, location de plantes, etc) auprès de Smart-Services, grâce au formulaire ci-dessous.

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