1. Quel est le rôle d’un office manager ?
L’office manager, ou responsable de bureau, est un véritable couteau-suisse au sein de l’entreprise. Il est chargé de superviser et de s’assurer du bon fonctionnement du bureau et du travail avec pour but d’optimiser la productivité. Il est véritablement le lien entre les équipes et les responsables.
Que fait un office manager dans une entreprise ?
L’office manager a des tâches quotidiennes aussi vastes que variées. Il s’occupe de façon globale des services généraux de la société, c’est à dire de toute la partie logistique avec la gestion des prestataires (pour les fournitures, le café…), la sécurité des personnes, des biens mais aussi des données au sein des locaux, la communication interne et externe de l’entreprise, la trésorerie, la gestion des risques, la sécurité et la santé au travail, les évènements internes et externes, les réunions, le suivi des budgets, la maintenance et le nettoyage des locaux, le bon entretien du matériel, tout en assurant l’assistance du directeur général. D’autre part, l’office manager a également un rôle dans la gestion des ressources humaines. L’office manager est le véritable pivot entre tous les collaborateurs d’une société. Avec un domaine d’action aussi large, l’office manager est l’unité centrale de l’entreprise qui permet d’assurer un cadre agréable de travail aux salariés.
Quelles sont les qualifications pour devenir office manager ?
Nouveau métier très en vogue, devenir office manager requiert nécessairement une formation dans le domaine du management. Selon les recruteurs bien entendu, l’exigence de diplômes peut varier. Le métier peut être exercé à partir d’un bac professionnel ou technologique en secrétariat, complété par une expérience professionnelle formatrice. On y accède aussi après l’obtention d’un Bac+2 en faisant un BTS en assistanat de direction ou de gestion ou de secrétariat trilingue ou encore, le BTS assistant manager et assistant de gestion PME -PMI. Bien entendu, il existe des licences et masters en managements pour aller plus loin et se former encore plus ou se spécialiser dans un domaine (comptabilité, juridique, ressources humaines…) et ainsi acquérir plus de compétences.
Côté profil, l’office manager doit se montrer polyvalent et autonome. Il doit également être pragmatique pour anticiper les problèmes et savoir s’organiser, avoir un bon relationnel et le sens de la communication. Il doit être à l’aise avec les logiciels de bureautique et la maitrise de plusieurs langues, surtout l’anglais, est un plus.
Comment se déroule une journée type d’office management ?
Contrairement à de nombreux autres postes, la journée type pour un office manager n’existe pas vraiment. Son métier lui permet de jouir d’une assez grande liberté dans son organisation et à chaque entreprise, son office manager ! N’hésitez pas à lire notre interview de Juliana Dethune, office manager chez AB Tasty pour en savoir plus sur son quotidien !
2. Pourquoi faut-il recruter un office manager ?
L’intérêt de recruter un office manager devient de plus en plus indispensable au sein des entreprises pour de nombreuses raisons. Leur champ d’action large est un véritable atout, non seulement pour assurer la bonne gestion des services généraux, mais également pour gérer la coordination des équipes en favorisant l’échange, ce qui permet d’améliorer sans cesse les conditions de travail des salariés.
Les avantages à recruter un Office Manager pour son équipe
L’office manager centralise quotidiennement les informations relatives au bon déroulement du travail des salariés en assurant un rôle de relais entre les équipes et la hiérarchie. Il essaie au mieux de créer un cadre de travail agréable, de simplifier le quotidien et de proposer des idées en vue d’améliorer régulièrement le bien-être au travail. Recruter un office manager, c’est aussi aider à replacer l’humain au cœur du travail, à améliorer sans arrêt le confort de ses employés pour permettre ainsi d’augmenter la productivité de votre entreprise.
Quel est le salaire d’un office manager ?
En fonction des diplômes, de l’expérience mais aussi de l’entreprise ou de son statut, un office manager débute à un salaire brut annuel allant de 26 000 euros à 32 000 euros. Même si certains salaires élevés peuvent atteindre 50 000 euros brut par an, le salaire moyen pour un office manager confirmé est d’environ 42 000 euros brut par an.
Quels outils pour l’office manager ?
Afin de faciliter la gestion quotidienne des nombreuses tâches dont l’office manager doit s’acquitter, il existe de nombreux outils et plateformes intelligents pour lui faciliter le travail. C’est notamment le cas de Smart-Services, qui se positionne comme une véritable épaule sur laquelle l’office manager peut se reposer. Smart-Services vous propose une sélection de prestataires en fonction de vos besoins, des experts pour vous conseiller et vous accompagner, une facturation centralisée et simplifiée et un point de contact unique en cas de besoin pour gagner du temps dans la gestion des services généraux de l’entreprise, diminuer son stress et ainsi se concentrer sur son autre axe de travail : la qualité de vie au travail notamment grâce aux nombreuses idées et conseils disponibles sur le blog de l’office management de Smart-Services.
