Outils de gestion

Quel logiciel utiliser pour le facility management ?

1. Une définition : qu’est-ce que le Facility management ?

Lorsqu’une structure est de grande taille, elle doit généralement faire du facility management. Que peut vouloir dire facility management dans ce contexte ?

Le facility management, c’est utiliser les outils adéquats qui vont permettre d’optimiser la gestion, les coûts, les ressources allouées aux services qui permettent à une entreprise de fonctionner correctement. Le facility management, c’est mettre en œuvre la politique adoptée et les moyens de contrôle cohérents tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des bureaux et des collaborateurs.

Lorsqu’un responsable du facility management pilote l’ensemble de son action, il doit maîtriser normes et process ; construire un budget et organiser l’ensemble des actions avec les prestataires, les sous-traitants.

Le facility management, c’est donc gérer l’ensemble des services dont l’entreprise a besoin pour fonctionner au quotidien.

En général, les entreprises, en particulier celles de petite taille, externalisent le facility management afin de réduire les coûts, tant d’un point de vue de la gestion et du software que d’un point de vue des prestations de services. Le facility management externalisé a permis à des structures spécialisées dans ce type de services de développer des logiciels solides au fil des années.

2. A quel moment passer par un logiciel de facility management ?

Le facility management est un ensemble de tâches à effectuer au quotidien par le service responsable du facility management. Les tâches sont multiples au quotidien. Le responsable du facility management, voire même l’office manager ou un workplace manager aura des tâches de nature très variées pour remplir sa mission de gestion du facility management. Le large nombre des tâches assurées par les employés responsables du facility management nécessite d’utiliser obligatoirement un outil de facility management.

Car oui, superviser les travaux, coordonner les interventions des prestataires, organiser un déménagement ou une réorganisation des locaux, suivre l’état des locaux et du matériel utilisé par l’entreprise, garder la main sur les normes de sécurité et la gestion des accès aux bureaux sont autant de tâches (parmi beaucoup d’autres !) qui ne peuvent pas être gérées seulement avec un cahier, une boîte mail ou une feuille excel. 🙂

Utiliser un outil de facility management est obligatoire pour réussir votre travail, mais aussi pour rester zen et ne rien oublier.

Vous lirez dans cet article de multiples conseils vous permettant de trouver le logiciel qui vous permettra d’effectuer votre facility management en toute sérénité !

3. Comment marchent les outils de facility management ?

Nous venons de le voir, le facility management est un ensemble de tâches complexes qui requiert un travail et une optimisation au jour le jour.

Les solutions de pilotage, du facility management ou de la maintenance de vos locaux, marchent à peu près tous de la même manière. Il est vrai que ces outils sont avant tout créés pour remplacer des processus complexes ou des outils non performants datant d’une autre ère !

Par exemple, les responsables de facility management qui souhaitent digitaliser leurs processus débutent la plupart du temps par manipuler des outils à disposition de tous mais inadaptés, comme les suites office, ou des solutions de gestion de tâches, souvent incomplets.

Les outils de facility management répondent eux À L’ENSEMBLE des problématiques du responsable en facility management. Et voici la différence entre ces logiciels et les outils non performants. Pour résumer, les solutions de facility management ne traitent pas uniquement d’un seul des axes de votre quotidien, mais aident bien à travailler plus facilement sur l’ensemble des problématiques liées au facility management. Dans la plupart de ces solutions, vous trouverez donc des modules permettant de collaborer avec vos prestataires et vos fournisseurs, des modules vous permettant de construire un budget précis sur pour votre facility management, ou bien encore des modules qui vous aideront à surveiller vos échéances, par exemple !

4. Quelles sont les solutions logicielles connues sur le marché français proposant des outils de facility management ?

Quelques entreprises, plutôt historiques, peuvent vous offrir des solutions complètes comme mentionnées ci-dessus, mais avec une approche pas totalement simple pour les utilisateurs.

Nous pouvons mentionner les outils suivants : Sms management, Kimoce, WinIDMG, Albatec, Segeo. Ces entreprises développent des logiciels complets qui vous permettront de piloter votre facility management. Néanmoins, ces solutions logicielles sont la plupart du temps excessivement complexes et pas nécessairement adaptées à toutes les tailles d’entreprises. Car oui, des entreprises de tailles intermédiaires, de quelques dizaines à quelques centaines de collaborateurs, n’ont pas nécessairement besoin d’un logiciel sur-mesure pour piloter en toute sérénité leur facility management. C’est pour les structures qui cherchent un logiciel simple, se focalisant sur l’essentiel du pilotage du facility management que nous avons développé l’outil Smart-Services.

Smart-Services :

Smart-Services est LA solution de facility management nouvelle génération. Notre outil vous aide à piloter votre facility management de A à Z, de façon simple.

De A à Z, cela veut dire que vous pourrez avec notre outil faire vos demandes de services, de prestations directement en ligne, chattez avec vos fournisseurs, centraliser vos factures, suivre vos dépenses par locaux, par types de services, etc…

Notre plateforme de pilotage de facility management est gratuite pour tous dans sa version essentielle et pour ceux qui souhaiteraient essayer les fonctionnalités avancées de pilotage, 30 jours gratuits vous laisseront le temps de tester la version avancée.

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5. Qu’est-ce qu’un bon outil de facility management ?

a. Comment trouver son logiciel de facility management ?

Vous vous en doutez sans doute, un bon outil de facility management sera surtout l’outil qui correspondra à vos besoins. Réponse simpliste vous me direz. 🙂

Lorsque vous voulez internaliser votre facility management, voire digitaliser celui-ci, vous devez en premier lieu faire la liste des tâches quotidiennes qui vous prennent du temps. Par exemple, la recherche d’un nouveau fournisseur, la gestion des factures ou la mise aux normes des bureaux sont des tâches complexes que nous solutionnons quotidiennement chez nos partenaires.

Lorsque vous aurez fait la liste de vos besoins, recherchez dans les entreprises proposant des outils de facility management celui qui vous semble le plus répondre à vos attentes en termes de fonctionnalités, de design, d’accompagnement, de flexibilité et bien entendu de prix.

b. Comment comparer des solutions de facility management ?

Il vaut mieux être clair dès maintenant : il n’est pas simple de comparer les outils de facility management. 

En effet, comme nous l’avons vu, ces logiciels sont très complets et l’écart de prix entre l’offre logicielle et d’accompagnement peut réellement varier d’une entreprise à l’autre. Des entreprises pourront créer des outils complexes, quasiment sur-mesure, pour des sommes énormes, d’autres comme Smart-Services, vous proposeront au contraire une solution clé en main à faible coût, vous permettant déjà d’optimiser les dépenses en facility management.

Si toutefois vous vouliez comparer les outils de facility management, nous vous conseillons de comparer en premier lieu les fonctionnalités et l’expertise de l’entreprise développant l’outil de pilotage.

c. Quel type de fonctionnalités comporte un logiciel de facility management ?

La solution de facility management, vous l’avez bien compris, vous accompagne au jour le jour. La multitude des fonctionnalités de tels logiciels est évidemment vaste. Voici quelques-unes des fonctionnalités qui font d’un outil de facility management un atout majeur pour votre gestion au quotidien :

– Suivi logistique : envois postaux, problématiques de stocks, livraison
– Suivi de la maintenance : pour surveiller l’état de santé de vos bureaux et de vos biens matériels
– La gestion de l’offre en catering : trouver les bons fournisseurs en café, livraison de jus de fruits, etc
– Suivi des postes de sécurité : badges d’accès, société de surveillance, etc. Suivez la mise aux normes de vos locaux, et les installations liées aux incendies.
– La gestion de l’écologie : optimiser les déplacements, la gestion du recyclage, etc.
– Suivi de budgets multi-sites. Suivez les coûts par localisation, par prestataire, etc.

d. Combien coûte un logiciel de facility management ? Un outil de facility management peut-il être gratuit ?

Un outil qui vous permettra réellement de piloter votre facility management ne sera jamais offert. Car oui, dès lors que le logiciel vous aidera à réduire vos dépenses, cela se paiera.

Des solutions de facility management comme Smart-Services peuvent néanmoins vous proposer des options gratuites ou des offres comprenant des périodes d’essai.

Chez Smart-Services, l’offre gratuite est possible lorsque votre utilisation se limite à une seule fonctionnalité. Ici c’est l’accès à notre répertoire de prestataires qui est gratuit.

Vous pourrez toujours choisir l’offre premium avec une période d’essai de 30 jours. Cela vous aidera à savoir si vos besoins quotidiens requièrent également un logiciel de facility management.

e. Quel type de contrat existe-t-il pour l’utilisation d’un outil de pilotage des services généraux ?

Généralement, les outils de pilotage se vendent par des forfaits annuels. Les entreprises vendent leurs logiciels dans une offre globale d’accompagnement. Vous optez pour un logiciel mais signez également plus vastement un contrat annuel vous permettant de faire appel aux prestataires choisis par l’entreprise par exemple.

Chez Smart-Services, l’approche est un peu différente. Nous proposons une offre en SAAS (Software as a service) sans engagement à moindre frais pour plus de flexibilité.

f. Smart-Services comme option idéale pour commencer à optimiser ses services généraux.

Smart-Services est le logiciel de facility management le plus flexible à date, celui qui se concentre sur l’essentiel et répond aussi bien aux problématiques de pilotage des professionnels de l’immobilier, du retail, du tertiaire ou du secteur de la santé.

Vous trouverez de plus amples informations quant à nos offres ou concernant nos nombreuses fonctionnalités en vous rendant sur notre site internet.

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