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Comment trouver le bureau idéal pour votre entreprise ?

Que ce soit pour une première installation de votre société ou dans le cadre d’un déménagement, trouver le bureau idéal pour son entreprise est une recherche de longue haleine. Entre les critères souhaités, le budget, la réalité du marché et les nombreux points sur lesquels il faut être extrêmement vigilant, on peut parfois s’y perdre. Petit guide pour trouver le bureau idéal de votre entreprise.

Sommaire de l’article

  1. Quelle est la législation pour la location de bureau ?
    • Les différents baux d’entreprise
    • Quelles sont les normes de sécurité pour un local ?
  2. Où trouver son bureau d’entreprise ?
    • Checklist des critères de sélection d’un bureau
    • Faut-il passer par un broker immobilier d’entreprise ?
    • Quelles sont les commissions et frais d’une recherche de bureaux professionnels ?
  3. Comment négocier son bail ?
    • Quels sont les critères à surveiller dans son bail commercial ?
    • Quelle alternative au bail 3/6/9 ?

Quelle est la législation pour la location de bureau ?

Louer un local pour installer ses bureaux ne se fait pas à la légère. Les réglementations sont strictes. Point sur les baux et normes de sécurité à respecter.

Les différents baux d’entreprise

Il existe des baux différents pour son entreprise.

  • Le bail commercial, plutôt adapté aux commerçants et aux artisans, a une durée de 9 ans minimum. Il peut être résilié tous les 3 ans à la date anniversaire avec préavis de 6 mois minimum.
  • Le bail professionnel, destiné aux professions libérales, doit être stipulé pour au moins 6 ans mais ne dispose pas de garanties quant au renouvellement systématique et en cas de rupture anticipée du bail, la bailleur n’a pas à verser d’indemnités d’éviction.

Quelles sont les normes de sécurité pour un local ?

Les normes de sécurité d’un local professionnel concernent notamment l’accessibilité et la sécurité incendie. Des moyens pour prévenir et palier les risques d’incendies et limiter les effets de panique doivent impérativement être installés. Parmi les moyens obligatoires à mettre en place, il faut une alarme sonore, du matériel comme des extincteurs, prévoir des issues de secours, une porte coupe feu ainsi que des affichages, éclairages et balisages d’urgence. Pour les ERP, les Etablissements Recevant du Public, les normes de sécurité sont particulièrement indispensables et réglementées.

2. Où trouver son bureau d’entreprise ?

Vous pouvez lancer des appels d’offres, éplucher les annonces dans les journaux et sur les sites spécialisés pour trouver vos bureaux d’entreprise mais si vous souhaitez optimiser vos recherches et ne pas vous perdre dans la partie administrative, vous pouvez également faire appel à un spécialiste pour vous aiguiller et vous accompagner.

Checklist des critères de sélection d’un bureau

Pour trouver le bureau idéal pour sa société, il faut avant tout définir un cahier des charges. Ce-dernier doit être exhaustif et rassembler les critères essentiels nécessaires à vos yeux pour vos futurs bureaux. Il est notamment important de prendre en compte le bien-être de vos employés, les surfaces nécessaires aussi bien pour les bureaux que pour les espaces détente ou de réunion, réfléchir à la nécessité d’un parking… Vous y consignez également vos exigences en termes de budget. N’oubliez pas que l’emplacement est aussi un critère indispensable à prendre en compte. Sa facilité d’accès, le fait d’être dans un quartier agréable, avec des restaurants, des cafés, des espaces verts contribuent également au bien-être des salariés ainsi qu’à la visibilité de votre entreprise auprès de vos clients.

Faut-il passer par un broker immobilier d’entreprise ?

La recherche de bureaux étant plus complexe que la recherche d’un appartement particulier, il peut être intéressant de faire appel à un broker immobilier. Cet agent spécialisé dans le domaine pourra vous dénicher les offres les plus adaptées à vos critères. Le recherche de locaux étant également extrêmement chronophage, notamment avec les visites, faire appel à un professionnel permet de gagner en temps et en sérénité, de limiter les visites inutiles et de pouvoir obtenir toutes les réponses aux questions que vous vous posez. Par ailleurs, un spécialiste en immobilier pourra vous aider dans votre négociation au moment de la rédaction de votre proposition commerciale.

Quelles sont les commissions et frais d’une recherche de bureaux professionnels ?

Lorsque l’on fait appel à un spécialiste lors de sa recherche de bureaux professionnels, il faut évidemment s’acquitter de frais supplémentaires. Ces-derniers englobent la recherche de biens, l’organisation des visites, l’aide à la constitution du dossier, à la rédaction du bail et de l’état des lieux. Dans le cadre d’une location de bureaux, les honoraires de commercialisation sont de 15% à 30% du loyer annuel HT. Ces honoraires peuvent être à la charge du bailleur et du locataire selon accord, soit uniquement à celle du locataire.

3. Comment négocier son bail d’entreprise ?

Au moment de signer votre bail commercial, vous devez être attentif à certains critères. Certains doivent impérativement y figurer et d’autres pourront être négociés.

Quels sont les critères à surveiller dans son bail commercial ?

Plusieurs points doivent attirer votre attention dans votre bail commercial surtout ceux concernant la fixation, le paiement, la révision du loyer et le dépôt de garantie. Le loyer est fixé librement par le preneur et le bailleur, la plupart du temps en fonction du marché. Si vous ne vous faites pas épauler par un spécialiste de l’immobilier, pensez à bien vous renseigner sur les montants des loyers des autres locaux similaires du quartier.

La périodicité du payement du loyer doit également être mentionnée. Elle peut être mensuelle ou trimestrielle et indiquer s’il doit être payé à la fin ou au début du terme, c’est à dire en début ou en fin de mois ou de trimestre. Vérifiez également si le loyer peut être révisé tous les 3 ans ainsi que les clauses relatives à la cessation du bail et celles relatives à la répartition des charges et travaux.

La désignation des lieux, c’est à dire toutes les pièces, annexes et surfaces laissées à l’usage du locataire doivent être mentionnées explicitement. Enfin, l’ensemble des activités exercées par le locataire au sein des locaux doit également y figurer.

Quelle alternative au bail 3/6/9 ?

Le bail commercial ou bail 3/6/9 est la forme classique du bail commercial mais il en existe d’autres. Le bail précaire ou bail dérogatoire, qui peut prendre la forme d’un bail de 3 ans maximum ou de 3 baux renouvelables 1 an, est idéal en cas de début d’activité car il est plutôt flexible. Le bail professionnel, d’une durée de 6 ans est également une autre alternative. Moins encadré juridiquement que le bail commercial, il laisse une grande liberté au bailleur et au locataire quant au montant du loyer, des charges, de la révision du loyer et des conditions de résiliation. On peut aussi envisager un bail en sous-location pour les bureaux de son entreprise. Dans ce cas, le locataire doit obtenir l’accord du bailleur pour sous-louer son local. Une autorisation par écrit est préférable. Il permet de répartir le loyer et les charges. En revanche, sa durée est de 36 mois maximum.

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