De nos jours, les salariés sont plus aptes à quitter leur travail du jour au lendemain, en vue des opportunités existantes pour eux. C’est pour cela qu’il faut tout faire pour éviter la perte des collaborateurs, spécialement les nouvelles recrues. La fidélisation du nouveau membre passe par son intégration. Dans certaines entreprises, on remarque que le nouvel employé est très mal onboardé. Par exemple, au bout d’une semaine, il n’a toujours pas de post, ni d’accès IT. Ou encore, lorsque lors de sa première réunion, personne n’a idée de qui est ‘le nouveau’, ce qui est aberrant de nos jours, et pousse les talents vers la porte de sortie. A contrario, s’il sent que son intégration est effective, il y a d’autant moins de chances qu’il quitte son nouveau post. En conclusion, l’arrivée d’un nouveau salarié est quelque chose qui se prépare et qui s’organise.
Etape 1 : Préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur
Pour préparer l’arrivée de votre nouveau membre, nous vous avons préparé une check-list qui vous permettra de ne rien oublier et ainsi, assurer un onboarding très fluide.
Les démarches administratives obligatoires
Il paraît évident de parler des démarches administratives pour commencer avant de passer à la suite ! En effet, lors du recrutement d’une nouvelle personne, il y a certaines étapes à suivre. Parmi celles-ci, on retrouve la rédaction du contrat (CDI, CDD…), la déclaration préalable à l’embauche, la visite médicale… En somme, pleins de démarches à suivre ! Mis à part cela, il faut aussi vérifier que vous avez bien reçu le RIB de la personne, les diplômes, le certificat de travail de l’ancienne entreprise si adapté, les informations de sécurité sociale…
Pensez à bien mettre cela à jour dès son arrivée !
Ce qu’il faut mettre dans un kit de bienvenue
Comme évoqué, l’intégration est quelque chose de très important pour les nouvelles recrues. La première étape est donc de préparer un kit de bienvenue. Dans ce dernier, voici les choses les plus importantes selon nous qu’il faut intégrer :
Dans un premier temps, pensez à inclure des messages personnalisés afin que votre nouveau collaborateur puisse se sentir à l’aise, dans un environnement chaleureux. Les messages de bienvenue en disent beaucoup sur l’esprit de votre entreprise. En effet, s’il est personnalisé, cela montre l’intérêt que vous portez à chaque salarié, explicitant que chacun est unique et important pour la boite. Pensez également à faire des vidéos, ce qui mettra tout le monde dans une bonne ambiance dès le début. Dans la même optique, pourquoi ne pas imaginer des manières créatives pour communiquer les valeurs et culture de la boîte ? En effet, au lieu de juste les transmettre de manière très basique, il serait plus intéressant de les montrer au bureau en exposant des photos, ou encore faire des vidéos avec tous les employés. Ensuite, pensez à expliquer la vision et les missions de votre entreprise de manière ludique également. Le but de tout cela est d’instaurer pour la nouvelle recrue un environnement chaleureux, en remarquant l’implication de chacun pour son arrivée.
Vous pouvez également penser à intégrer un calendrier d’onboarding de l’employé. Cela montre que vous avez bien réfléchi à son arrivée, et que vous avez pensé à tout pour que son intégration se passe au mieux. Dans ces cas, l’employé ne sera que ravi de commencer à travailler avec vous. En plus de cela, vous pouvez également ajouter des « goodies » personnalisés avec le logo de la boite pour offrir à l’employé quelques petits objets qui permettront de décorer un peu son espace encore vide.
Le livret d’accueil, compagnon de l’intégration
Par la suite, il faut également penser au livret d’accueil. Ce dernier permet de recenser toutes les informations cruciales à la compréhension du fonctionnement global de l’entreprise. C’est un outil des Ressources Humaines qui est de plus en plus utilisés pour l’intégration des salariés. Pour être sûr que votre salarié assimile toutes les informations, ce livret sera son meilleur allié. Cela l’aidera à acquérir des repères d’autant plus rapidement. A chaque moment d’incertitude, il pourra se référer à ce livret qui l’aidera à trouver la réponse à ses questions plus rapidement que s’il fallait systématiquement demander autour de lui.
Ne pas oublier les accès IT
Dernière sous-étape, n’oubliez surtout pas les accès IT. Rien de pire pour un nouveau collaborateur d’arriver sur son nouveau lieu de travail et se rendre compte que rien n’a été mis en place pour lui. Pensez donc à bien paramétrer ses identifiants et son espace personnel afin d’éviter tout type de soucis.
Etape 2 : L’onboarding idéal pour votre nouveau salarié
La todo des deux premières semaines
Le plus intéressant serait de permettre au nouveau salarié de prendre des créneaux avec chaque membre de l’équipe afin d’en apprendre un peu plus sur tous les services proposés par l’entreprise. De cette manière, il pourra d’un côté en savoir plus sur les domaines et les manières de faire, mais aussi, apprendre à connaître ses nouveaux collègues et à tisser des liens. Le but des premières semaines est vraiment d’arriver à voir tout se passe bien et s’il arrive à s’intégrer à l’esprit de l’entreprise. Par la suite, l’employé doit également prendre connaissance des différents outils utilisés et acquérir les compétences nécessaires dessus pendant ses premiers jours. Enfin, ce sera le moment de le tester sur des petites demandes concernant son travail et voir si tout se passe bien. En bref, c’est une période dédiée à l’adaptation au nouveau poste, mais surtout à la boîte.
Assurer l’inclusion avec toutes les équipes
Comme nous avons déjà précisé, il est très important d’avoir une cohésion d’équipe. En arrivant, les nouvelles recrues peuvent avoir du mal à s’adapter à l’équipe. Il faut donc mettre en œuvre des éléments pour l’aider à s’intégrer. Pour cela, nous vous avons communiqué quelques astuces telles que le passage du nouveau salarié dans tous les secteurs de l’entreprise.
Comment former le nouveau collaborateur ?
La formation est une étape cruciale des débuts de l’employé. En effet, il faut penser à tout au préalable pour que cela se passe bien. Assurez-vous de mettre en équipe le nouvel employé et le manager du secteur où il est embauché. Grâce à ça, il pourra s’inspirer du travail fait par une personne experte du sujet. Il serait intéressant de les placer au même endroit, même bureau, afin qu’ils puissent être en constante communication et assurer l’intégration. Dans un premier temps, il faudrait lui expliquer les méthodes de fonctionnement de son poste, puis lui montrer certains cas pratiques. Au fur et à mesure, il faudrait par la suite le laisser en gérer certains et faire un feed-back juste après. De plus, mettre en place des réunions avec le manager serait une chose à faire puisque cela permet de suivre son évolution. Commencer par des réunions chaque semaine, puis bihebdomadaire, puis enfin mensuel avant de les supprimer.
Etape 3 : Assurer la cohésion des équipes, après l’arrivée de chaque nouveau salarié
Comment organiser un séminaire d’intégration annuel ?
Les séminaires d’intégration permettent de finaliser le processus d’onboarding et d’éviter un désordre lié à cette nouvelle arrivée. Cet événement est de plus en plus convoité dans la mesure où il permet d’assurer une découverte de l’entreprise, de ses valeurs, ses activités et de sa culture de manière ludique. Pensez donc à mettre en place des ateliers d’échange, de créativité, et de réflexion sur l’entreprise. Le team building durant cet événement est crucial, puisque c’est grâce à des activités tournés autour de cela que la cohésion d’équipe sera effective. Pour vos demandes de team building, n’hésitez pas à nous faire une demande de devis sur notre site, nous vous proposons pleins d’activités pour tous les goûts !
Quel programme de buddies faut-il mettre en place ?
Revenons sur ce concept de buddy. En effet, il semble incontournable que chaque nouvelle recrue ait son buddy. Il est important que le nouveau salarié soit guidé et formé par une personne plus ancienne. Le manager est le parfait buddy qu’il pourrait avoir. Dans la même optique, si le manager est over-booké, une personne de la même équipe de travail pourrait s’en charger. Il suffit juste que l’employé soit apte à former une personne. Le buddy est vraiment là pour soutenir et épauler le salarié afin qu’il puisse être le plus à l’aise possible à son nouveau job.
Pensez donc à bien gérer l’intégration de votre nouvel employé si vous ne voulez pas qu’il vous quitte pour une entreprise plus soucieuse !
