L’open space devient une tendance de plus en plus convoitée par les entreprises en France. Pourtant, ce n’est qu’à partir des années 80 que cela se développe en Europe. Le concept de l’open space, qui équivaut à « plateaux ouverts » en français, est un véritable atout économique.

En revanche, la question de l’aménagement de son espace se pose puisqu’il faut trouver un moyen de concilier efficacité et open space. Nous vous donnons donc des conseils à suivre pour y arriver à travers cet article.

Pourquoi opter pour un open-space ?
- Qu’est-ce qu’un open space?
- Les avantages d’un open space
- Les limites à prendre en compte pour une meilleure gestion
Nos conseils d’aménagement
- Les normes à respecter
- Comment choisir le bon mobilier ?
- Penser en amont à l’agencement des bureaux
- Quel type de cloison pour séparer l’open space des salles de réunion
Comment être efficace en open space ?
- Mettre en place nos conseils d’aménagement
- Trouver l’équilibre entre intimité et open space

1. Pourquoi opter pour un open-space?

Qu’est-ce qu’un open space?

Tout d’abord, avant de vous énoncer les raisons qui feraient de l’open space un bon choix d’aménagement de bureaux, commençons par une petite définition de ce dernier. Le concept d’open space est arrivé dans les années 50. Le but de ce modèle était de réduire les coûts d’entreprise en limitant dans un premier temps les coûts de gestion de bureau. L’open space est un espace aménagé de telle sorte à ce que l’on puisse éliminer la plupart des bureaux privées et des endroits fermés. Il est tout de même possible d’avoir quelques salles de réunion ou bulles fermées, dans le but de faciliter les rendez-vous ou les réunions pour les salariés.

Aujourd’hui c’est devenu un standard pour les start-ups, puisqu’il permet de favoriser la communication entre employés. De plus, il faut noter que la manière dont votre bureau est aménagé en dit souvent beaucoup sur la culture de votre entreprise. L’open space permet de mettre en avant un esprit collaboratif, un environnement énergétique et une meilleure cohésion d’équipe. En somme, en détruisant les murs qui séparaient les bureaux, cela tend à détruire également de manière métaphorique les murs entre les collaborateurs dans la mesure où il est plus facile de communiquer avec son collègue s’il n’y a plus d’espace qui vous sépare.

C’est un concept très apprécié par les collaborateurs, en particulier les nouvelles recrues, qui se sentent automatiquement à l’aise dans ce nouvel environnement de travail.

Les avantages d’un open space

Par la suite, concentrons-nous sur ce qui fait d’un open space une bonne alternative pour agencer vos bureaux. Dans un premier temps, comme évoqué au-dessus, l’agencement en open space permet de réduire de manière importante les coûts d’une entreprise. Les charges s’avèrent moins élevées pour le même nombre de personnes. En effet, la surface est réduite ce qui engendre des économies assurées pour l’entreprise.

Dans un second temps, il est évident que l’un des avantages les plus recherchés est le développement de la créativité et de l’esprit d’équipe. Le fait de retirer toutes les cloisons tend en effet à souder vos équipes, qui travailleront de plus en plus ensemble. Le travail d’équipe permet d’aboutir à des solutions différentes, puisque plusieurs cerveaux sont sollicités sur le même problème. La créativité de chacun est mise en avant, chacun donne une idée pour résoudre le souci rencontré.

Cet agencement permet également de mettre les gens plus à l’aise quant à la communication avec leurs supérieurs, même pour les entreprises avec une certaine hiérarchie. De même, ce modèle est également bénéfique aux nouveaux employés. Leur formation et intégration est d’autant plus facile et fluide puisqu’ils sont en toujours en contact avec leurs nouveaux collègues.

Les limites à prendre en compte pour une meilleure gestion

Malgré tous les avantages cités et bien d’autres, il faut être conscient qu’il y a certaines limites à prendre en compte afin de gérer au mieux cet espace de travail. Premièrement, l’aménagement est très important. Nous vous aiguillerons sur cela dans la suite de l’article afin de vous aider à optimiser vos locaux.

De plus, il faut penser à régulièrement discuter avec les collaborateurs, afin de voir s’ils sont à l’aise, et donc de remédier aux soucis que peut causer ce type d’agencement grâce à ces conversations.

2. Nos conseils d’aménagement

Les normes à respecter

Il y a effectivement quelques normes à respecter lorsqu’on décide de mettre en place un open space pour assurer le confort de chacun. En premier lieu, il faut faire attention au niveau sonore. En effet, le bruit est un des ennemis de l’open space. C’est l’une des principales plaintes des employés. Pour y remédier, nous vous proposons d’agencer vos bureaux de manière à ce qu’ils soient le moins sensible au bruit. Il faut éviter à tout prix le bois, la porcelaine, et la céramique et au contraire favoriser la moquette. C’est votre allié pour tout open space, permettant de réduire le bruit constant. Mis à part le sol, il faut également faire un travail sur les plafonds. Coller des panneaux acoustiques par exemple permet de réduire considérablement le bruit en l’absorbant.

Par la suite, vous pouvez également mettre en place des pièces calmes, insonorisées, afin que vos collaborateurs puissent se retrouver dans un environnement moins bruyant par moment.

Ensuite, il faut également penser à l’orientation de vos bureaux. Il faut éviter de placer les personnes dans des endroits gênants, tel qu’à côté d’une porte, ou derrière une fenêtre (risque de reflet permanent). Les collaborateurs doivent être placés stratégiquement aussi. Avant de rendre l’espace effectif, il faut donc bien penser à l’agencement des personnes. Le but est de favoriser l’esprit d’équipe et la communication. Dans ce cas, mettez les personnes qui ont l’habitude de travailler ensemble à côté, afin de maximiser les échanges entre elles. En établissant le placement, il faut surtout veiller aussi à ce que chaque personne ait assez d’espace, pour ne pas se sentir encombrée rapidement. Dans un bureau collectif, il faut veiller que chaque personne ait au moins 11 m^2, voir 15 m^2 si l’espace est plutôt bruyant (s’il y a plusieurs postes qui nécessitent des appels constants par exemple), d’après les normes recommandées.

Respecter ces normes permet de rendre l’espace de travail plus convivial, et surtout plus facile à vivre aux employés qui pourront profiter pleinement des avantages de l’espace collectif.

Comment choisir le bon mobilier ?

D’autre part, il faut également penser au mobilier qui serait le plus adapté à ce type de locaux. La première chose à vérifier, c’est les couleurs choisies. Etant tous dans un espace commun, il ne faut surtout pas mettre des couleurs trop fluorescentes, ou encore trop ternes. Le jeu c’est de trouver le juste milieu. Une des principales clé est de se focaliser sur 3, voir 5 maximum, palettes de couleur qu’on appliquera au plateau dans son intégralité. Il faudrait que les couleurs soient respectivement légère, neutre et la dernière doit soutenir les deux autres. L’intérêt de choisir une couleur neutre est de pouvoir agencer les murs d’une manière texturée sur les mêmes tons pour rendre votre espace plus intéressant. L’avantage aussi c’est qu’une couleur douce perturbe moins l’environnement et permet d’accentuer la concentration de tout le monde.

En plus des couleurs, il faut penser à acheter du mobilier acoustique qui permettra de nettement diminuer le bruit constant des bureaux. Par exemple, pensez aux bureaux qui ont une cloison qui sépare les deux côtés. De cette manière, le bruit sera réduit aux deux extrémités et vous mettra plus à l’aise.

En dernier lieu, évitez d’encombrer vos espaces ! Ne vous entourez pas d’un mobilier volumineux, cela donnera l’impression d’avoir un espace renfermé. Avoir un espace plus aéré a un impact direct sur le confort du personnel, dans la mesure où ils se sentent moins étouffés.

Penser en amont à l’agencement des bureaux

Pour appuyer les conseils d’au-dessus, il faut réfléchir à comment agencer les bureaux et le mobilier dès le départ. En effet, comme énoncé plus haut, un des objectifs de l’open space est de favoriser la communication entre les collaborateurs. En plus de mettre à côté les équipes travaillant sur le même projet, il faut faire en sorte que tout le monde soit à l’aise. Le mobilier est donc très important.

Le but d’un open space n’est pas de mettre vos collaborateurs dans une position délicate ou de baisser le taux de satisfaction, bien au contraire. C’est pour cela que tous ces éléments sont très importants.

Quel type de cloison pour séparer l’open space des salles de réunion?

L’open space peut s’avérer très vite bruyant. Pour remédier à cela, nous vous proposons des types de cloisons à mettre en place.

Pour commencer, vous pouvez mettre en place des cloisons ‘mi-hauteur’ pour séparer vos espaces ouverts. Ces cloisons permettent d’offrir une certaine intimité aux collaborateurs en gardant le concept de l’open space. Il faut également penser à séparer vos bureaux ouverts et vos espaces fermés. Pour cette séparation, plusieurs choix sont possibles, à savoir des cloisons de bureaux pleines, ou vitrées. Ces dernières vous procurent encore plus d’intimité, et vous séparent du mouvement permanent de vos bureaux.

En plus de cela, vous pouvez aussi partir sur des « phones box », si vos collaborateurs ont besoin de passer des appels durant la journée. Pour éviter de déranger tout le monde, ces petites salles sont idéales. Elles sont de plus en plus adoptées dans les open space, puisqu’elles permettent d’un côté à l’employé qui passe l’appel de le passer sereinement et sans déranger le reste des employés. Mettre en place des « phones box » peut s’avérer vraiment intéressant pour vos locaux puisque les employés se sentent mieux et cela influe sur leur taux de satisfaction.

3. Comment être efficace en open space?

Mettre en place nos conseils d’aménagement

Il ne vous reste plus qu’à mettre en place nos conseils afin d’être le plus efficace lors de vos journées de travail. L’open space n’est pas mis en place pour détruire tout confort et toute intimité au bureau. Son but ultime est de coordonner les équipes, de serrer les liens et favoriser le travail en groupe. Grâce à cela, des idées d’autant plus innovantes émargent, puisque plusieurs cerveaux se concentrent ensemble sur le même problème.

Trouver l’équilibre entre intimité et open space

Enfin, un des points qui revient souvent avec les plaintes des salariés, c’est le manque d’intimité ressenti en open space. La plus part des employés remontent à leur CEO qu’ils n’ont pas d’espace privé, qu’ils se sentent observés et qu’ils ne sont pas du tout à l’aise au bureau.

Ce que l’on conseille à ces salariés c’est, dans un premier temps, se construire un espace personnel. Par exemple, personnaliser votre bureau ! Végétalisez, décorez, en bref, mettez en place quelque chose qui vous ressemble, qui vous permet d’être plus confortable quant à l’ouverture et l’exposition permanente des bureaux.

De plus, nous vous conseillons d’utiliser les salles fermées, telles que les salles réservées aux réunions ou les phones box, dès que vous ne vous sentez pas au top dans votre espace. Ces salles, souvent vides, sont aussi là pour vous permettre d’avoir des moments d’intimité quand vous en ressentez le besoin. Vous pouvez également passer vos appels depuis ces dernières. Le mieux, c’est de réserver ces salles, quand elles sont libres, et en profiter pour travailler sur ses tâches personnelles.
Un petit conseil qui peut vous aider également serait de mettre en place des signaux qui serviraient à indiquer le début de vos moments « personnels » comme ça, personne ne vous dérange. Certaines personnes en open space ont mis en place des petites pancartes « ne pas déranger » qu’ils mettent sur leur bureau lorsqu’ils plongent dans un travail fastidieux qui nécessite beaucoup de calme.

En somme, il faut savoir concilier travail d’équipe, intimité, communication et efficacité en open space pour que tout se déroule à merveille ! Si vous avez toujours du mal à imaginer l’agencement de vos locaux, n’hésitez pas à nous faire une demande de devis afin que l’on puisse s’occuper de l’aménagement !