Le thème de l’office management et ses responsabilités revient régulièrement dans l’actualité. Souvent fantasmé, il revêt une définition qui est propre aux prérogatives que lui confère chaque entreprise.

Pour comprendre en quoi et comment le rôle de l’office manager peut évoluer avec l’automatisation des tâches, nous avons organisé le 13 Juin dernier une table ronde afin de discuter de ce métier et des outils qui simplifient son quotidien. Retour sur les constats ainsi que les conclusions de cet événement.

L’office manager est un chef d’orchestre

L’office manager a un rôle central au sein de l’entreprise. Ses missions et responsabilités sont à la fois administratives, organisationnelles et opérationnelles. C’est un chef d’orchestre qui veille au bon fonctionnement de l’entreprise ainsi qu’au bien-être des salariés.

Ses tâches variées et nombreuses lui demandent d’être organisé, polyvalent, mais aussi de se munir des bons outils. En automatisant la gestion des tâches les plus répétitives et à faible valeur ajoutée, il pourra s’investir davantage sur des sujets impliquant plus de compétence, de coordination d’équipes et de relationnel.

L’automatisation pour plus de loisirs et de valeur ajoutée

La multitude des métiers que nous pouvons exercer au quotidien respecte toujours la même courbe de croissance qui se résumé en deux chemins : évoluer ou cesser d’exister.

C’est ainsi que nous avons pu constater pendant les deux derniers siècles des gains de productivité très tangibles qui, outre la valeur qu’ils ont générée, ont surtout pu libérer les Hommes. Ce phénomène dit de robotisation trouve toutefois ses limites dans certains métiers voués à la continuité. Par exemple le coiffeur ou le peintre ne sauraient automatiser leur quotidien.

Malgré l’aspect attirant du procédé, l’automatisation de certains métiers pose effectivement la question du chômage et doit amener les entreprises, et plus encore les gouvernements, à penser des solutions pour créer de nouvelles opportunités. C’est ainsi que nous arrivons à faire en sorte que chacun sente le sens et l’utilité de son travail.

Le code ne pourra pas, de toute façon, se substituer aux décisions liées à une part de hasard. Certains contextes nécessitent l’intervention de l’Homme : étudier un dossier de crédit, délibération juridique etc.

Ex Office manager chez Sézane, Augustin témoigne

Augustin Tiberghien était office manager chez Sézane, à une phase clé de l’entreprise qui est passée de 50 à 150 employés. Il a pu implémenter plusieurs outils qui lui ont permis d’encaisser la surcharge du travail et d’aborder les nouvelles responsabilités qu’on lui a confiées sans inquiétude.

« Le rôle de l’OM est différent d’une société à l’autre. Il y a réellement autant d’OM que de boites. Vous serez amenés à toucher à tout : déléguez au maximum les tâches sans valeur ajoutée. Concentrez-vous sur l’humain, soyez le centre névralgique de l’entreprise! »

C’est ainsi qu’Augustin s’est focalisé sur trois aspects :

• Le RH : Mise en place d’un onboarding formalisé, création de supports de formations pour les nouveaux arrivants, mise en place d’un welcome pack
• L’IT : Mise en place d’une flotte centralisée et dont la gestion est externalisée, anticiper les commandes grâce à un accompagnement de proximité
• L’office life : Ritualisation des évènements en interne, des célébrations des anniversaires et des off-site

Officy nous présente deux cas d’usages

Automatisation du traitement des factures fournisseurs

Automatisation de la gestion des variables de paie