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Gestion au quotidien, L'Office Management

Pourquoi utiliser une plateforme d’office management ?

Les nouveaux outils technologiques permettent aujourd’hui d’accompagner votre entreprise au quotidien et d’en faciliter sa gestion. Alors, quand la technologie peut se mettre à notre service pour améliorer le bien-être et la productivité, pourquoi s’en priver ? Voici toutes les bonnes raisons d’utiliser une plateforme d’office management au sein de son entreprise.

La technologie a modifié la façon dont nous travaillons, avec la naissance de nombreux logiciels SaaS (Software as a service, des logiciels disponibles directement sur votre navigateur internet) dans des domaines variés : ressources humaines, comptabilité, finance, gestion de la relation client et bien d’autres.

Par ailleurs, l’ébullition observée dans le milieu des start-ups françaises a contribué à la naissance de nombreux petits acteurs fragmentés avec des offres dédiées à l’amélioration du bien-être des collaborateurs sur leur lieu de travail. Livraison de fruits, café, installation d’espace de sieste, séances de relaxation (Yoga ou massage) ou encore végétalisation des espaces sont autant d’initiatives qui vont dans ce sens.

La multiplication de ces services aux collaborateurs, implique celle des points de contact, des factures mais également du temps que la personne en charge passe sur la comparaison, la commande et la gestion de ces services. La révolution digitale semble avoir ignoré la gestion des bureaux, l’«office management ».

Sommaire de l’article

  1. Quels sont les avantages d’une plateforme d’office management ?
    • Simplifier la vie d’un office manager
    • Digitaliser la gestion des services généraux
    • Quel est le prix d’une plateforme d’office management ?
  2. Quel avenir pour le facility management ?
    • Mieux organiser ses bureaux
    • Comment avoir un smart building ?

1. Quels sont les avantages d’une plateforme d’office management ?

Dans les structures de taille moyenne, les office managers sont souvent en charge de nombreuses missions et se retrouvent souvent débordés. L’utilisation d’une plateforme d’office management aidant à la gestion des services généraux et au bien-être des collaborateurs permet de gagner du temps à quatre niveaux :

  • La sélection des prestataires : ne perdez plus de temps avec les recherches google sans fin, les prestataires de la plateforme sont sélectionnés en amont sur des critères qualitatifs et la continuité de la satisfaction des clients est évaluée via un système de notation
  • Le conseil et l’accompagnement : si vous ne savez pas quels services mettre en place afin d’améliorer votre qualité de vie au travail, nos conseillers sont là pour vous accompagner dans vos démarches
  • Le point de contact unique : au lieu de chercher le bon contact à joindre en cas de demande pour chaque service, vous disposez d’un service client sous forme de guichet unique. Au téléphone ou par chat.
  • La simplification administrative : une facture unique est émise pour tous les services et consommables commandés dans le mois, plus besoin de relancer individuellement chaque prestataire pour tenir votre comptabilité

Les tâches de gestion des services sont souvent chronophages et à faible valeur ajoutée pour celui ou celle qui les réalise : il y a un grand intérêt à les automatiser. Le gain de temps permet de se recentrer sur votre cœur de métier et de travailler sur des tâches créatrices de valeur pour votre entreprise.

L’inscription sur une telle plateforme permet par ailleurs de se tenir au courant des tendances et nouvelles offres du marché pour rendre vos collaborateurs heureux d’aller travailler tous les matins. Nous vous accompagnons et vous conseillons pour apporter constamment des nouveauté dans votre quotidien : un collaborateur heureux est un collaborateur productif !

Passer par une plateforme d’office management va permettre de soulager l’office manager en termes de charge de travail, mais aussi de permettre de centraliser les informations relatives à la bonne gestion de l’entreprise. Gain de temps et organisation sont à la clé.

Simplifier la vie d’un office manager

Les missions qui incombent à l’office manager dans une société sont vraiment très nombreuses. De l’assistanat de direction à la gestion des services généraux, en passant par la communication interne et externe et les ressources humaines, l’office manager doit gérer une multitude de tâches au quotidien.

Se faire accompagner par une plateforme d’office management a donc de nombreux avantages pour lui. Elle permet avant tout de centraliser ce qu’il doit gérer. En faisant appel à une plateforme d’office management, l’office manager va pouvoir simplifier sa gestion des services généraux qui est extrêmement chronophage, lui laissant ainsi plus de disponibilités pour se concentrer sur les aménagements nécessaires pour améliorer le bien-être et la qualité de vie au travail des salariés et ainsi optimiser leur productivité.

Digitaliser la gestion des services généraux

Autant dire que la liste des services généraux d’une entreprise est exhaustive. Gérer l’achat et la gestion des fournitures, celle des systèmes de sécurité, de chauffage, de climatisation, d’éclairage, s’occuper du service de restauration ou de l’entretien des locaux… Digitaliser les services généraux permet un gain de temps mais aussi une facilité de traitement des problèmes et d’éviter au maximum les intermédiaires inutiles dans la gestion. Grâce à Smart-Services, vous n’avez qu’un contact unique pour joindre tous vos prestataires, vous bénéficiez d’un accompagnement et de conseils, et vos factures sont simplifiées et générées automatiquement. En digitalisant les services généraux en passant par une plateforme d’office management, vous pourrez optimiser leur gestion et répondre à toutes sortes de problématiques quotidiennes plus rapidement et sereinement.

Plateforme Office Management

Quel est le prix d’une plateforme d’office management ?

En fonction de vos besoins, le tarif d’une plateforme d’office management peut varier du simple au double voire au triple. Tout dépend du volume de tâches que vous souhaitez déléguer. Sachez qu’avec Smart-Services, la plateforme est gratuite pour ses clients et les tarifs proposés, sont identiques à ceux pratiqués par ses prestataires de service.

Pour nos clients, la plateforme est entièrement gratuite ! En plus de vous en offrir l’accès, nous pratiquons les mêmes tarifs que si vous passiez directement par nos prestataires de service. En effet, nous demandons à nos prestataires la rétrocession sur une fraction de leur marge.

2. Quel avenir pour le facility management ?

Le facility management, ou services généraux en français, grâce à sa digitalisation, permet de recueillir un maximum d’informations dans le but d’optimiser, d’améliorer et de faciliter l’organisation des bureaux et de développer le bien-être de ses salariés.

Mieux organiser ses bureaux

L’émergence des outils technologiques permet également d’améliorer progressivement l’organisation de ses bureaux. Le facility management place la collaboration et les rapports entre les salariés au centre de ses préoccupations en proposant des aménagements stratégiques de bureaux favorisant l’échange. Il permet notamment de mettre à la disposition des salariés différents services en vue d’améliorer leur bien-être sur leur lieu de travail, en installant une salle de sport ou en organisant des séances de yoga, en créant des salles de détente ou de brainstorming, ou encore en décidant ensemble de la décoration ou du mobilier. Smart-Service vous propose d’ailleurs de nombreuses idées, astuces et conseils sur son blog dédié à l’office management.

Etes-vous déjà entrés dans des bureaux mal organisés, sales et avec des ruptures de fournitures ? Cela ne rassure pas ! Des bureaux ordonnés représentent un élément fondamental au bon fonctionnement d’une entreprise.

La révolution des bureaux qui a été engagée avec les open spaces, les bureaux nomades ainsi que d’autres initiatives en ce sens se poursuit avec la gestion sur une plateforme multiservices. Nous sommes là pour vous aider à basculer vers une gestion centralisée.

Comment avoir un smart building ?

Le smart building, ou bâtiment intelligent, semble être l’avenir de nos bureaux classiques afin de faciliter la gestion d’une partie des services d’une entreprise. Ces bâtiments connectés proposeront de nombreux outils numériques et capteurs pour améliorer le bien-être et le confort des employés, mais aussi contrôler et optimiser la consommation énergétique en vue de devenir des entreprises durable et moins énergivores. Ces bâtiments intelligents, permettront de gérer les ressources énergétiques, de faciliter le travail des employés au quotidien en recueillant des informations sur le fonctionnement de la société pour l’optimiser en permanence. Température, éclairage, volume sonore, taux d’occupation des lieux mais aussi gestion de la lumière, des alarmes, vidéosurveillance, sécurité… De quoi faire en sorte de faciliter la vie de tous les membres de l’entreprise tout en s’intégrant dans une démarche RSE.

Parlons de votre cas
Vous souhaitez en savoir plus sur nos offres de services ? Vous êtes mécontents d’un de vos prestataires ou souhaiteriez comparer notre offre à ce que vous payez actuellement ? Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner vers cette révolution digitale.

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