Eclairage sur le métier d’office manager et le bien-être au travail, par Juliana Dethune

Juliana Dethune est Office Manager chez AB Tasty depuis Avril 2017. Avant cela, elle a occupé le même poste chez Elior Services pendant près de 11 ans. Parallèlement, Juliana exerce une activité de conférencière sur les thèmes du bonheur, du bien-être et la bienveillance.

1. Bonjour Juliana, depuis combien de temps êtes-vous office manager et quelles évolutions avez-vous pu observer ces dernières années ?

Je suis Office Manager depuis maintenant 11 ans. Après une expérience de plus de 10 ans dans un grand Groupe en tant qu’Assistante de Direction avec des missions extrêmement variées apparentant au fil du temps mon poste à celui d’Office Manager, j’ai pris la décision de prendre un tournant dans ma carrière et d’intégrer le monde des start-up.

Passionnée par les nouvelles technologies et les métiers de l’informatique, blogueuse et conférencière sur les thématiques du bonheur, du bien-être et la bienveillance, j’ai eu l’opportunité d’intégrer en avril 2017 une start-up leader de son secteur, AB TASTY, en qualité d’Office Manager.

Il y a encore quelques années, le poste d’Office Manager regroupait un certain nombre de missions telles que la gestion des flottes automobiles, la gestion des flottes de téléphonie, le suivi d’interventions techniques, les relations avec les prestataires extérieurs et fournisseurs, la gestion de stocks, des locaux, etc…

Aujourd’hui, ce poste a vu ses missions s’élargir. Outre celles précédemment citées, ce poste englobe désormais très souvent des missions RH qui peuvent aller de l’administration du personnel au recrutement en passant par la formation. On remarque aussi une forte demande de compétences en comptabilité et finance, que ce soit pour du soutien à la comptabilité clients ou fournisseurs ou pour du contrôle de gestion et de l’analyse budgétaire.

Ces dernières années, avec le développement des nouveaux modes de management et du principe (à mes yeux fondamental) de bien-être au travail, mais aussi de la Responsabilité Sociétale des Entreprises, de nouvelles fonctions et pas des moindres ont été dévolues aux Office Managers : l’aménagement des espaces de travail, la mise en place et la gestion d’activités diverses proposées aux collaborateurs et plus généralement tout ce qui touche à la Qualité de Vie au Travail (QVT) et aux conditions d’hygiène et de sécurité.

2. Pourquoi les métiers d’office manager et de Chief Happiness officer sont ils étroitement liés ?

Plus qu’étroitement liés, ils ont tendance à ne faire plus qu’un. En effet, pour certaines entreprises, le poste pourra intégrer une majorité de tâches de gestion administrative, comptables, financières et dans une proportion moins grande la gestion du bien-être au travail et elles préféreront alors peut-être donner au poste le nom d’Office Manager.

D’autres sociétés opterons à l’inverse pour l’appellation de Chief Happiness Officer, souhaitant peut-être ainsi mettre en avant la considération du bien-être au travail et de la QVT dans son ensemble.

Dans un cas comme dans l’autre, la création d’un poste de ce type dans les entreprises est désormais essentielle et incontournable pour faciliter la vie des collaborateurs et leurs activités quotidiennes et générer du bien-être au travail.

3. Au-delà des récentes études qui prouvent le lien entre bien être au travail et productivité, comment observez-vous cela dans votre entreprise ?

A vrai dire, le principe de base est relativement simple : une entreprise, pour exister, a évidemment besoin d’être rentable. Pour cela, elle a besoin d’avoir des équipes compétentes et motivées, que les salariés s’impliquent et qu’ils soient productifs. Dans tous les cas, l’entreprise devra être rentable, alors autant que cela se passe dans une atmosphère détendue et avec une réelle considération du bien-être de chacun ! Attention, j’insiste sur un point important : un salarié productif n’est pas un salarié qui va passer 12 heures par jour au travail ! On peut être bien plus productif en 2 heures lorsque l’on se sent bien, épanoui et motivé qu’en 10 heures dans un cadre qui ne nous convient pas et nous bride !

Le point essentiel est le respect du collaborateur, dès le début de la relation.

Chez AB TASTY, les salariés qui intègrent l’entreprise reçoivent lors de la première semaine de leur arrivée plusieurs sessions d’onboarding afin de tous pouvoir démarrer avec le même niveau de connaissance. Un « buddy », sorte de parrain, lui-même salarié de l’entreprise, se porte volontaire pour épauler et renseigner le collaborateur durant les premières semaines de sa vie chez AB TASTY. Cela permet de créer un premier lien. Il l’aide à découvrir l’ensemble des équipes, les personnes qui les composent et l’aiguille dans ses démarches.

Bienveillance et confiance sont des valeurs importantes pour nous car elles permettent à chacun de se sentir bien et responsabilisé.

Ainsi intégrés aux équipes, formés aux outils, informés sur les pratiques de l’entreprise en matière de Ressources Humaines et de Management, les salariés sentent qu’ils font partie de l’entreprise, ils sont confiants et nous constatons, en discutant avec eux mais également en les voyant agir au quotidien, qu’ils se sentent rapidement à l’aise à leur poste et sont donc rapidement opérationnel et donc productifs.

Chaque jour, les salariés ont accès à différents services et activités permettant de leur apporter du plaisir et du bien-être. Café, thé, chocolat, céréales et fruits bio à volonté, des espaces de travail aménagés pour que chacun puisse s’installer là où il se sent le mieux pour travailler : à son bureau, sur un canapé confortable, dans une salle de réunion aménagée en salle détente… Besoin de faire une pause et de se détendre un peu, se défouler ou simplement partager des moments drôles et ludiques avec les collègues ? La table de ping-pong, le babyfoot, les jeux de société et la console de jeux vidéo sont là pour ça !

Un salarié est d’autant plus productif qu’il se sent bien dans son entreprise et qu’il a plaisir à s’y rendre chaque matin ! Il est rare de voir un salarié arriver dans nos bureaux le matin sans un sourire.

Chaque semaine, un cours de sport est organisé dans l’entreprise permettant à ceux qui le veulent de pratiquer une activité sportive en groupe, ce qui aide également à créer du lien et de la cohésion d’équipe.

Chaque mois, notre apéro mensuel est également un bon moyen d’échanger avec ses collègues, dans un cadre agréable et en dehors de celui du bureau, et de partager de bons moments.

Aucune obligation d’assister à toutes ces activités et pourtant toujours plus de personnes partantes pour y participer : voilà une belle preuve que les gens se sentent bien avec leurs collègues, non ? Et ça tombe bien, car le travail d’équipe est primordial et une fois de plus a un réel impact sur la productivité !

Les gens apprennent à se connaître, à s’apprécier et travaillent alors d’autant mieux ensemble, ce qui forcément a un impact positif sur la productivité.

Le choix des outils de communication interne est également fondamental puisque ces outils vont permettre de donner le même niveau d’information aux collaborateurs sur la vie de l’entreprise, les projets en cours, objectifs à court et moyen terme et qu’une bonne communication est essentielle pour qu’un salarié se sente réellement placé au cœur du système.

Encore une mise en garde nécessaire : cela ne remplace cependant en rien les rapports humains qui sont nécessaires au quotidien, parce que nous ne sommes pas des robots s’adressant à des robots mais bien des hommes et des femmes qui s’adressent à des hommes et à des femmes !

Nous avons la joie chez AB TASTY de constater chaque jour que la société est composée de 120 collaborateurs passionnés, épanouis, bienveillants entre eux, pour lesquels les mots « entraide » et « partage » sont une réalité. Ils sont force de proposition et n’hésitent pas à être porteurs de projets.

Le taux d’absentéisme dans l’entreprise est extrêmement faible et la cooptation est l’une de nos meilleures sources de recrutement de nos perles rares, cela prouve bien que nos collaborateurs se sentent bien dans l’entreprise puisqu’ils sont présents et nous recommandent à leurs amis.

4. Y-a-t-il un moyen rationnel d’évaluer le bien-être de ses collaborateurs au travail ?

Oui, une bonne communication ! La communication est la clé de l’évaluation du bien-être d’un collaborateur. Couplée à l’écoute, elle permet de connaître le ressenti du salarié sur son poste, ses envies, ses souhaits d’évolution, ses idées d’axes d’amélioration, et inversement.

Une confiance mutuelle et de l’honnêteté réciproque permettent de démarrer la relation sur de bonnes bases et de la voir perdurer. Si l’on sait écouter, exprimer sa vision des choses mais être capable d’entendre également celle de la personne en face de soi, de considérer ses propos et d’y porter l’importance qu’ils méritent, aucune raison que le collaborateur se sente mal dans l’entreprise ou en tout cas qu’il n’ose s’exprimer sur ce sujet de façon transparente.

5. Revenons sur votre métier d’office manager. Pourriez-vous nous décrire une journée type ?

Extrêmement compliquée cette question car dans mon métier aucun jour ne se ressemble et c’est d’ailleurs ce qui me plaît ! Disons qu’en général ma journée est décomposée en 4 parties :

Le matin à mon arrivée, je fais un tour des bureaux pour voir si tout est en ordre, je vérifie par exemple s’il y a des ampoules à changer, si les salles de réunion sont correctement disposées et qu’il n’y manque rien en termes de consommables et matériels.

Je mets en place notre coin cuisine dans lequel se trouvent toutes les denrées alimentaires que nous mettons à disposition de nos salariés quotidiennement : thé, café, chocolat, céréales variées, lait, beurre, confiture, pâte à tartiner, fruits frais bio…une véritable petite épicerie de quartier !

Ensuite je me pose un peu à mon bureau pour checker les nouveaux mails reçus et les traiter.

Le reste de ma matinée est réservé au traitement des dossiers que j’ai en cours avec des prestataires extérieurs et aux relations avec les fournisseurs.

Le midi je déjeune le plus souvent au bureau, dans notre salon qui se transforme alors en grande salle à manger dans laquelle nous apprécions déjeuner tous ensemble. C’est l’occasion  d’avoir des conversations sur une multitude de sujets, on y parle de nos passions, de sport, de nos enfants, en fait de tout sauf du boulot et généralement les rires vont bon train !

La première partie de l’après-midi est généralement dédiée à des tâches administratives de l’administration du personnel, mais aussi de la comptabilité  et de la gestion de parc informatique.

Le bien-être du collaborateur passe aussi par tout cela ! Qu’il ait les bons outils pour travailler, que tout soit en bon état de fonctionnement et que son dossier administratif lié à sa vie dans l’entreprise soit bien à jour (mutuelle, prévoyance, etc…)

En fin d’après-midi je me concentre sur mes projets à court et moyen terme, la planification des prochaines activités sportives, des idées d’aménagement des locaux…et plein d’autres choses .

Et dans mes journées, un fil conducteur : le bien-être des collaborateurs, avec lesquels je suis en lien constant. Dès qu’ils ont un besoin ou une question, je suis là pour les écouter, les aider, leur répondre au mieux et leur apporter des solutions !

6. Quels sont les outils digitaux d’office management que vous utilisez dans votre quotidien ?

Il n’y en a que quelques-uns mais je ne saurais m’en passer : Slack pour échanger avec chacun de manière rapide et ludique. On peut s’adresser aux gens sans avoir peur de les déranger et puis chez AB TASTY on s’en sert aussi pour s’envoyer des Briqs, comprenez des remerciements. Cette monnaie virtuelle nous permet aussi de nous acheter plein de goodies sympa, de payer des petits déjeuners et des apéros à nos collègues, une plante verte pour le bureau, un massage, un séjour dans l’un de nos bureaux à l’international ou de verser de l’argent à une association caritative.

J’utilise aussi Trello, pour organiser mes tâches et suivre leur état d’avancement. Hyper pratique !

Enfin il y a G Suite, la suite Google, avec Gmail, Google Drive et tant d’autres outils nécessaires pour pouvoir communiquer en interne, en externe et organiser les dossiers communs pour faciliter les échanges.

7. Pensez-vous que c’est à l’office manager de convaincre la direction d’investir dans le bien être de ses employés ?

Je pense que l’Office Manager a un grand rôle à jouer dans la gestion du bien-être des employés et que cela fait partie de ses missions de travailler sur ce sujet de manière conjointe avec la direction pour proposer des actions visant à améliorer le bien-être des collaborateurs et mettre en place de beaux projets.

Mais je pense aussi que pour que cela fonctionne vraiment, il faut que cela soit instauré à la base par la Direction. La bienveillance doit être présente dans l’entreprise à tous les niveaux, à commencer par le top management. Si la Direction n’est pas intimement convaincue de la nécessité de placer au premier plan le collaborateur et son bien-être, alors les actions menées n’auront pas l’impact escompté. Mais rien n’est perdu pour autant, avec de la volonté et des convictions, l’Office Manager peut tout à fait arriver à inverser la tendance et à faire évoluer les mentalités ! L’optimisme est la clé du succès !