Un récent rapport* montre que, parmi le top des challenges classés par des office managers, 37,5% des interrogés soulignent la quantité des tâches au regard du temps imparti. Alors même que la majorité des concernés travaille au moins 8h par jour, tous secteurs confondus, le sujet de l’organisation du travail devient primordial.
Nous en parlons régulièrement dans nos posts, les office managers assurent l’exécution de plusieurs métiers au sein d’une même journée : administratif, rh, finance, opérations etc. Cela nécessite des workflows et une maitrise des priorités afin d’exécuter le métier dans de bonnes conditions.
Nous vous parlons ici de quelques tips et astuces pour mettre en place des process efficaces et faciliter autant que possible le quotidien.
1- Planification et priorisation
Une bonne planification est la clé de voûte d’une journée réussie. Prévoyez à minima votre journée la veille, au mieux votre semaine à l’avance, afin d’assurer la réalisation d’un maximum de tâches. Le vendredi après-midi, ou le dimanche soir sont des moments qui se prêtent bien à l’exercice en raison de l’absence des distractions.
Ainsi, lorsque vous arrivez le matin, il vous suffit de suivre scrupuleusement votre programme. Vous modifierez à la marge les nouveaux besoins en fonction de leur importance.
A ce titre, plusieurs interrogés nous ont affirmé scinder la journée en deux :
- Le matin : les activités liées aux salariés car les dérangements sont plus fréquents.
- L’après-midi : les tâches demandant plus de concentration comme la comptabilité.
2- Logiciels de gestion
Un office manager cherche à réduire, voire à déléguer en toute confiance, les activités chronophages pour se consacrer aux priorités de l’entreprise.
Et en la matière, voici quelques outils précieux :
- Slack : Pour communiquer, partager, archiver et créer des groupes au sein de votre entreprise.
- Trello : La to-do list dématérialisée pour réussir vos projets. Trello permet de répartir et prioriser les tâches, les coordonner à plusieurs, avec un accès sur mobile ainsi que des notifications.
- Doodle : l’application qui facilite la prise de décision à travers la réalisation de sondages à destination des collaborateurs.
- Google drive: Imaginez la suite pack office à portée de main, à tout moment, quel que soit le support. C’est ce que vous permet de faire google drive, en mettant dans le cloud vos documents importants.
- ZenDesk : Les collaborateurs envoient à leur office manager un e-mail sur une adresse électronique spéciale du bureau, ce qui crée un ticket. Ainsi la demande est consignée puis priorisée et traitée.
- Smart-Services : Pour gérer vos services généraux, sur une seule plateforme, en quelque clics. La web-app permet d’avoir accès aux meilleures prestataires de manière centralisée.
3- Passer votre iphone sur mode Noir et Blanc
Avez-vous déjà remarqué l’attraction que vous avez pour les notifications rouges sur vos app ?
Celles-ci ont cette forme en particulier car elle vous incite à cliquer, vous ne résistez que très difficilement à l’envie de savoir ce qu’elles cachent.
Cependant, le simple fait d’enlever les couleurs du téléphone permet de baisser l’envie de clic. Sachant que le téléphone figure parmi les plus grandes distractions au travail, voici comment faire afin de vous en émanciper.
4- Savoir dire non
Une dernière recommandation ? L’office manager est constamment sollicité et doit souvent répondre simultanément à des demandes diverses. Des responsabilités qui sont génératrices de stress.
Ainsi, notre dernier conseil est celui de ne pas entrer dans le rôle du « Yes Man », mais de le laisser à Jim Carrey et ses mimiques dans le film éponyme.
Un office manager efficace est un office manager qui sait rester disponible tout en se préservant.
À vous de jouer !
*Etudé réalisée par Snack Nation « The 2018 State of The Office Manager Report »
